В феврале 2026 года налоговые агенты — организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие доходы физическим лицам, — должны отчитаться перед налоговой службой по форме 6-НДФЛ за 2025 год. В этой статье мы подробно разберём, кто обязан сдавать отчёт, в какие сроки, как правильно заполнить форму и какие ошибки чаще всего допускают бухгалтеры.
Кто обязан сдавать 6-НДФЛ
Форму 6-НДФЛ представляют все налоговые агенты, которые в течение 2025 года выплачивали физическим лицам доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц. К таким доходам относятся:
- заработная плата и премии;
- отпускные и больничные пособия;
- выплаты по договорам гражданско-правового характера;
- дивиденды;
- материальная помощь сверх необлагаемых лимитов;
- доходы в натуральной форме.
Если в течение года налоговый агент не выплачивал доходы физическим лицам, обязанности сдавать расчёт не возникает. Однако многие специалисты рекомендуют направить в инспекцию уведомление в свободной форме, чтобы избежать блокировки счёта из-за «непредставленного» отчёта.
Сроки сдачи годового расчёта
Годовой расчёт 6-НДФЛ за 2025 год необходимо представить не позднее 25 февраля 2026 года. Если крайний срок выпадает на выходной день, отчётность можно сдать в ближайший следующий рабочий день.
Напомним общий график сдачи расчёта в течение года:
- за I квартал — до 25 апреля;
- за полугодие — до 25 июля;
- за 9 месяцев — до 25 октября;
- за год — до 25 февраля следующего года.
Структура формы 6-НДФЛ
Годовой расчёт состоит из нескольких обязательных разделов:
Титульный лист
Здесь указываются ИНН и КПП организации (для ИП — только ИНН), код налогового органа, отчётный период (код «34», год), календарный год 2025, а также код по месту представления расчёта.
Раздел 1
В разделе 1 отражаются обобщённые данные по всем физическим лицам: суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года. Важно помнить, что с 2025 года действует прогрессивная шкала ставок НДФЛ (от 13% до 22%), поэтому данные по каждой ставке указываются отдельно с соответствующим КБК.
Раздел 2
Раздел 2 заполняется за последние три месяца отчётного периода — то есть за IV квартал 2025 года. В нём указываются конкретные даты получения дохода, удержания налога и сроки его перечисления в бюджет.
Приложение № 1, справки о доходах
Годовой расчёт обязательно включает справки о доходах и суммах налога по каждому физическому лицу (бывшая форма 2-НДФЛ). В справках отражаются доходы по месяцам, применённые вычеты и суммы налога.
Особенности заполнения за 2025 год
При подготовке годового отчёта за 2025 год следует учесть несколько важных моментов:
- Прогрессивная шкала ставок. С 1 января 2025 года в России действует пятиступенчатая шкала НДФЛ: 13%, 15%, 18%, 20% и 22% в зависимости от размера годового дохода. Данные по каждой ставке отражаются раздельно.
- Новые КБК. Для каждой ставки налога предусмотрены свои коды бюджетной классификации — проверьте их актуальность перед сдачей.
- Контрольные соотношения. Данные раздела 1, раздела 2 и справок о доходах должны быть согласованы между собой. Налоговая инспекция автоматически проверяет эти соотношения.
- Электронный формат. Если численность получателей дохода превышает 10 человек, расчёт сдаётся только в электронном виде по ТКС.
Типичные ошибки и ответственность
Наиболее распространённые ошибки при сдаче 6-НДФЛ:
- несоответствие сумм налога в разделе 1 и в справках о доходах;
- неверное указание дат получения дохода и удержания налога;
- отражение зарплаты за декабрь, выплаченной в январе, в неправильном периоде;
- ошибки в персональных данных сотрудников (ФИО, ИНН, дата рождения).
За несвоевременное представление расчёта предусмотрен штраф в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. Кроме того, при просрочке более 20 рабочих дней налоговая вправе заблокировать расчётные счета. За недостоверные сведения штраф составляет 500 рублей за каждый документ с ошибками.
Краткие итоги
Годовой расчёт 6-НДФЛ за 2025 год необходимо сдать до 25 февраля 2026 года. Внимательно проверьте контрольные соотношения, правильность применения ставок прогрессивной шкалы и персональные данные сотрудников. Своевременная и корректная сдача отчётности позволит избежать штрафов и блокировки счетов, а также лишних вопросов со стороны налоговых органов.
Обратите внимание: налоговое законодательство регулярно обновляется. Перед сдачей отчётности рекомендуем свериться с актуальными разъяснениями ФНС России и при необходимости проконсультироваться со специалистом.