Архив Департамента образования города Воронежа является важнейшим структурным подразделением‚ обеспечивающим сохранность‚ учет и предоставление документов‚ отражающих историю и текущую деятельность системы образования муниципалитета. В статье рассмотрены основные задачи архива‚ состав фондов‚ порядок доступа к документам и контактная информация для граждан и организаций.

Основные задачи и функции

Деятельность архива регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ законодательством Воронежской области и локальными нормативными актами Департамента. К ключевым функциям относятся:

• Формирование архивных фондов: прием на хранение дел от структурных подразделений Департамента‚ подведомственных учреждений (школ‚ детских садов‚ колледжей) по истечении сроков хранения в действующих архивах;
• Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура‚ влажность‚ пожаробезопасность)‚ защита от несанкционированного доступа и порчи;
• Научно-справочная работа: составление описей‚ путеводителей‚ карточек учета; ведение электронных баз данных для ускорения поиска;
• Предоставление документов: выдача справок‚ выписок‚ копий документов гражданам‚ правопреемникам‚ пенсионным фондам‚ судам и иным уполномоченным органам;
• Консультирование: методологическая помощь подведомственным организациям по вопросам делопроизводства‚ экспертизы документов и сроков хранения.

Состав архивных фондов

Фонды архива департамента образования города Воронежа формируются с * года (год основания органа управления образованием в городе). В состав фондов входят документы следующих категорий:

Документы органов управления образованием:

• Распоряжения‚ приказы‚ постановления главы администрации города и руководителя Департамента;
• Протоколы заседаний коллегии‚ совещаний‚ советов;
• Доклады‚ отчеты о состоянии системы образования‚ статистические сборники;
• Документы по планированию сети учебных заведений‚ капитальному строительству‚ ремонту школ и ДОУ.

Документы подведомственных образовательных организаций (после ликвидации или реорганизации):

• Личные дела учащихся (журналы классные‚ журналы отчисленных/переведенных‚ аттестаты‚ свидетельства);
• Личные дела педагогических работников (служебные записки‚ характеристики‚ листы учета трудового стажа — в установленных случаях);
• Учебная документация (учебные планы‚ программы‚ расписания‚ журналы уроков);
• Финансово-хозяйственная документация (сметы‚ акты приема-сдачи‚ инвентаризационные листы);
• Документы по воспитательной работе‚ протоколы педагогических советов‚ приказы директоров.

Персональные фонды:

Могут формироваться в отношении выдающихся педагогов‚ директоров школ‚ ветеранов труда системы образования города Воронежа (фотографии‚ награды‚ рукописи‚ воспоминания).

Порядок обращения граждан за архивными справками и документами

Гражданам‚ нуждающимся в подтверждении обучения‚ трудового стажа‚ присвоения квалификаций или восстановлении утерянных документов‚ необходимо соблюдать установленную процедуру.

Кто имеет право на получение информации:

• Сам субъект персональных данных (выпускник‚ бывший работник);
• Законные представители (родители‚ опекуны) — для несовершеннолетних или нетрудоспособных;
• Наследники и правопреемники (при предъявлении свидетельства о праве на наследство или иных оснований);
• Уполномоченные лица по нотариальной доверенности;
• Пенсионный фонд РФ (СФР)‚ суды‚ органы внутренних дел‚ прокуратура — по официальным запросам.

Необходимый пакет документов для личного обращения:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ удостоверяющий личность);
2. Документ‚ подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе‚ решение ЗАГС) — если фамилия изменилась после обучения/работы;
3. Нотариальная доверенность (если обращается представитель);
4. Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее с портала госуслуг/сайта Департамента).

Сроки предоставления:

Согласно законодательству‚ архивная справка или копия документа предоставляется в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения. В сложных случаях (поиск в неописанных фондах‚ запрос в иные архивы) срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.

Режим работы и контакты (МАСКИРОВКА)

Внимание: В соответствии с требованиями по защите персональных данных‚ точный адрес размещения читального зала‚ номера телефонов справочно-информационной службы и ФИО руководителя архива / старшего архивариуса в данной публикации заменены на символы ;

Электронные сервисы и портал «Госуслуги»

Для минимизации личных визитов рекомендуется использовать цифровые каналы:

• Портал Госуслуг (ЕПГУ): услуга «Предоставление архивной справки об образовании (кроме справок о зарплате)» или «Предоставление копии документа об образовании». Заявление подается онлайн‚ результат приходит в личный кабинет или на почту.
• Сайт Департамента образования г. Воронежа: раздел «Прием обращений» / «Электронная приемная». Возможность отправить запрос скан-копией паспорта и документов-оснований.
• Почта России: Направление письменного запроса с нотариально заверенной копией паспорта и доверенности (если нужно) по юр. адресу Департамента с пометкой «Архив».

Частые вопросы (FAQ)

Может ли архив выдать дубликат аттестата или диплома?

Нет; Архив выдает архивную справку установленного образца с указанием данных документа (серия‚ номер‚ дата выдачи‚ специальность/предметы и оценки). Дубликат документа строгой отчетности (аттестата‚ диплома) выдает только образовательная организация-правопреемница или территориальный орган управления (Департамент) на основании архивной справки.

Что делать‚ если школа/детский сад был ликвидирован?

Документы ликвидированных организаций обязательно передаются в архив Департамента (или в Государственный архив Воронежской области‚ если прошло более 50 лет / установлены особые сроки). Обращение нужно адресовать именно в Архив Департамента образования г. Воронежа.

Хранятся ли в архиве документы о заработной плате?

Лицевые счета‚ ведомости начисления зарплаты и иные документы‚ подтверждающие трудовой стаж и заработок (для пенсии)‚ хранятся в архиве Департамента или передаются в территориальный орган Пенсионного фонда (СФР) / Государственный архив области в зависимости от сроков хранения (75 лет для документов о зарплате). Запросы о зарплате часто требуют направления в СФР или в архив‚ где хранятся фонды конкретного учреждения.

Платна ли выдача архивных справок?

Для граждан — пенсионеров‚ ветеранов‚ инвалидов‚ а также для подтверждения права на пенсию, справки выдаются бесплатно. В иных случаях (справки для трудоустройства‚ в банк‚ для восстановления диплома и т.д.) может взиматься плата за поиск и оформление копии в соответствии с тарифами‚ утвержденными Департаментом (обычно символическая сумма‚ оплата через квитанцию/терминал).

Государственный архив Воронежской области (ГАВО)

Если документы старше установленных сроков хранения в ведомственном архиве (обычно 50–75 лет для дел личного состава учащихся и работников)‚ они передаются в Государственный архив Воронежской области (ГАВО).

• Адрес ГАВО: г. Воронеж‚ ул. ‚ д.
• Сайт: arhivvrn.ru
• В ГАВО хранятся фонды дореволюционных управлений народным просвещением‚ уездных школ‚ гимназий‚ а также фонды городского отдела народного образования Воронежской губернии/области за ранние периоды.

Рекомендации по подготовке запроса

Для ускорения поиска в заявлении максимально точно укажите:

1. Полное ФИО на момент обучения/работы (Фамилия‚ Имя‚ Отчество);
2. Дата рождения;
3. Название учебного заведения (полное или сокращенное‚ номер школы/ДОУ);
4. Годы обучения или работы (примерные даты);
5. Класс‚ который заканчивали‚ или должность‚ которую занимали;
6. Цель обращения (пенсия‚ восстановление диплома‚ трудоустройство‚ судебный иск и т.д.).

Данная статья носит справочный характер. Актуальные реквизиты‚ режим работы‚ тарифы и состав фондов могут меняться. Обязательно сверяйте информацию на официальном сайте Департамента образования города Воронежа или по телефонам справки перед посещением или отправкой запроса.