Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет, это первичный учетный документ, с помощью которого подотчетное лицо отчитывается перед организацией за денежные средства, выданные ему авансом на хозяйственные, командировочные и иные нужды. В системе Министерства обороны Российской Федерации авансовый отчет применяется военнослужащими и гражданским персоналом при расходовании средств, выданных под отчет: на командировки, приобретение материальных ценностей, оплату работ и услуг.

Какая форма применяется в Минобороны

В отличие от коммерческих организаций, которые могут использовать унифицированную форму АО-1 (ОКУД 0302001) или самостоятельно разработанный бланк, учреждения и организации оборонного ведомства применяют форму по ОКУД 0504505, утвержденную Приказом Минфина России от № 52н. Именно эта форма обязательна для государственных (казенных) учреждений, к которым относятся структуры Министерства обороны.

На официальном сайте Министерства обороны РФ размещены:

• форма авансового отчета (форма по ОКУД 0504505);
• пояснения, раскрывающие порядок оформления отчета;
• правила заполнения документа подотчетным лицом и бухгалтерией.

Когда составляется авансовый отчет

Отчет оформляется в следующих случаях:

1. Командировка — отчет о расходах на проезд, проживание, суточные и иные расходы, произведенные с разрешения руководителя.
2. Приобретение материальных ценностей — закупка товарно-материальных ценностей за наличный расчет.
3. Оплата работ и услуг — расчеты с контрагентами через подотчетное лицо.
4. Представительские и иные расходы — в пределах, установленных внутренними регламентами ведомства.

Порядок заполнения формы 0504505

Шаг 1. Заполнение «шапки» документа

В преамбуле указываются:

• наименование учреждения (организации);
• коды формы документа (ОКУД, ОКПО);
• номер и дата авансового отчета;
• структурное подразделение, табельный номер, фамилия и инициалы подотчетного лица (в публикациях персональные данные маскируются: Иван* И.И.);
• назначение аванса.

Шаг 2. Сведения о полученных и израсходованных суммах

Указывается сумма полученного аванса (из кассы или на банковскую карту), фактически израсходованная сумма, перерасход или остаток. Если аванс выдавался в иностранной валюте, заполняются соответствующие специальные строки и графы.

Шаг 3. Оборотная сторона — перечень подтверждающих документов

Подотчетное лицо перечисляет все оправдательные документы:

• билеты, посадочные талоны;
• чеки и счета гостиниц;
• кассовые и товарные чеки, БСО;
• квитанции, акты, накладные.

Каждый документ нумеруется, приклеивается или прикрепляется к отчету, указываются дата, номер документа и сумма расхода.

Шаг 4. Бухгалтерская часть

Бухгалтер проверяет арифметику, соответствие документов, целевое расходование средств, после чего заполняет таблицу с бухгалтерскими записями (дебет/кредит счетов) и расписку о принятии отчета к проверке.

Сроки представления отчета

По общим правилам подотчетное лицо обязано отчитаться в срок, установленный руководителем учреждения. По командировочным расходам отчет, как правило, представляется в течение установленного количества рабочих дней после возвращения из командировки. Новый аванс не выдается, пока сотрудник не отчитался по ранее полученным суммам. Неиспользованные средства возвращаются в кассу, а перерасход (при подтверждении обоснованности) возмещается работнику.

Особенности учета в оборонном ведомстве

• применение казенной формы 0504505 и бюджетной классификации счетов;
• строгий контроль целевого использования бюджетных средств;
• соблюдение требований о защите сведений ограниченного распространения — в отчетах не допускается раскрытие сведений, составляющих служебную или военную тайну (дислокация частей, маршруты с геоданными и т.п.);
• нормы суточных и расходов по найму жилья устанавливаются ведомственными нормативными актами.

Типичные ошибки при заполнении

• отсутствие или неправильное оформление оправдательных документов;
• арифметические ошибки и расхождения сумм;
• нарушение сроков сдачи отчета;
• отсутствие подписей подотчетного лица, бухгалтера и руководителя;
• указание расходов, не связанных со служебной необходимостью.

Авансовый отчет в Министерстве обороны оформляется по форме ОКУД 0504505 в соответствии с Приказом Минфина № 52н и ведомственными разъяснениями. Корректное и своевременное заполнение документа, наличие всех подтверждающих бумаг и соблюдение сроков отчетности — залог беспроблемного прохождения бухгалтерской и финансовой проверки как для подотчетного лица, так и для учреждения в целом.