Организации, ведущие воинский учет сотрудников, периодически сталкиваются с необходимостью предоставлять в военный комиссариат различные сведения о работниках․ Одним из таких документов может стать бухгалтерская справка, подтверждающая расчет и уплату страховых взносов за конкретного сотрудника․ Разберемся, зачем она нужна, как ее оформить и какие данные в ней указываются․
Зачем военкомату сведения о страховых взносах
Военные комиссариаты в рамках контроля за ведением воинского учета вправе запрашивать у работодателей информацию, подтверждающую факт трудовых отношений с гражданином, состоящим на воинском учете․ Справка о начисленных страховых взносах служит документальным подтверждением того, что:
- гражданин действительно трудоустроен в организации;
- работодатель исполняет обязанности страхователя и перечисляет взносы;
- сотрудник застрахован в системе обязательного пенсионного, медицинского и социального страхования․
Такие сведения могут запрашиваться при проверках воинского учета, при постановке работника на учет, а также в рамках сверки данных о месте работы военнообязанных граждан․
Что представляет собой бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка — это внутренний документ организации, который составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного бланка для нее не предусмотрено․ Однако документ должен содержать обязательные реквизиты, чтобы иметь юридическую силу:
- наименование организации, ИНН, КПП, адрес;
- дата составления и исходящий номер;
- наименование документа («Бухгалтерская справка»);
- Ф․И․О․ сотрудника, его должность, СНИЛС;
- период, за который начислены взносы;
- суммы начисленных страховых взносов по видам страхования;
- ссылка на первичные документы (расчет по страховым взносам, ведомости);
- подпись главного бухгалтера и печать организации (при наличии)․
Какие данные о взносах указываются
Основой для заполнения справки служит расчет по страховым взносам (РСВ, форма по КНД 1151111), который организация ежеквартально сдает в налоговую инспекцию․ В справке обычно отражают:
- базу для начисления взносов (выплаты сотруднику за период);
- взносы на обязательное пенсионное страхование;
- взносы на обязательное медицинское страхование;
- взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- при необходимости — взносы на травматизм․
Данные приводятся нарастающим итогом с начала года и с разбивкой по месяцам истекшего квартала — по аналогии с разделом 3 расчета РСВ, где отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах․
Порядок оформления и выдачи
- Получите запрос из военкомата или заявление сотрудника․
- Сформируйте данные на основании учетных регистров и сданного расчета РСВ․
- Составьте справку на фирменном бланке организации․
- Заверьте документ подписью главного бухгалтера и руководителя․
- Зарегистрируйте справку в журнале исходящей документации․
- Направьте документ в военкомат лично, почтой или через сотрудника․
Важные нюансы
Конфиденциальность․ Справка содержит персональные данные работника, поэтому ее передача третьим лицам допускается только на основании официального запроса уполномоченного органа либо с согласия сотрудника․
Достоверность․ Суммы в справке должны совпадать с данными расчета по страховым взносам, сданного в ФНС․ Расхождения могут вызвать вопросы как со стороны военкомата, так и со стороны налоговых органов․
Сроки․ Если военкомат установил срок предоставления сведений, его необходимо соблюсти — нарушение обязанностей по воинскому учету влечет административную ответственность для должностных лиц организации․
Бухгалтерская справка по расчету страховых взносов для военкомата — несложный, но ответственный документ․ Его грамотное оформление подтверждает добросовестность работодателя как в части уплаты страховых взносов, так и в части исполнения обязанностей по воинскому учету․ Рекомендуется заранее разработать шаблон такой справки и хранить его вместе с другими формами документов по воинскому учету․