Общие сведения о документе

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля 2017 года № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации» является основным нормативным актом, регламентирующим документационное обеспечение управления в системе Министерства обороны России. Вместе с приказом утверждена Инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах РФ, получившая обозначение ИД-2017.

Документ пришёл на смену ранее действовавшим нормативным актам и систематизировал требования к работе со служебными документами с учётом современных условий, включая развитие электронного документооборота. В 2020 году (изменения от ) в приказ были внесены уточнения и дополнения.

Сфера применения Инструкции

Требования ИД-2017 обязательны для исполнения в:

• органах военного управления;
• объединениях и соединениях;
• воинских частях;
• военных комиссариатах;
• организациях и учреждениях Министерства обороны РФ;
• военных представительствах и иных структурах военного ведомства.

Что регулирует Инструкция ИД-2017

Инструкция определяет единый порядок полного жизненного цикла служебных документов, а именно:

1. Приём документов — регистрация поступающей корреспонденции, проверка правильности доставки и целостности упаковки.
2. Первичная обработка — вскрытие, проставление отметок о поступлении, предварительное рассмотрение.
3. Учёт — регистрация документов в установленных формах (журналах, книгах учёта, электронных системах).
4. Составление и оформление — требования к реквизитам, бланкам, структуре и содержанию служебных документов.
5. Изготовление и размножение, порядок подготовки экземпляров документов, использование печатей и штампов.
6. Отправка и доведение, правила направления документов адресатам, в т.ч. по каналам связи.
7. Хранение — организация текущего и архивного хранения, формирование дел.
8. Уничтожение, порядок уничтожения документов с истёкшими сроками хранения.
9. Контроль исполнения, постановка документов на контроль, снятие с контроля, отчётность.

Структура документа

Инструкция состоит из разделов, первым из которых являются Общие положения. В них закреплено, что общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Вооружённых Силах, а также руководство службой документационного обеспечения осуществляется соответствующими структурными подразделениями Министерства обороны.

К приказу приложены перечни и образцы, в т.ч;:

• перечень основных книг и журналов учёта;
• образцы печатей и штампов;
• формы бланков служебных документов;
• иные материалы, используемые при ведении несекретного делопроизводства.

Основные виды служебных документов

В соответствии с ИД-2017 в Вооружённых Силах используются различные виды документов:

• приказы и распоряжения — правовые акты управления;
• донесения, рапорты, доклады, документы восходящего информационного обмена;
• служебные письма — основной вид переписки между органами военного управления;
• справки, акты, протоколы — документы учётно-фиксационного характера;
• телеграммы и сигналы, оперативные документы, передаваемые по каналам связи.

Требования к оформлению документов

Инструкция устанавливает строгие требования к реквизитам служебных документов:

• наименование органа военного управления (воинской части);
• дата и регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту;
• адресат;
• подпись должностного лица с указанием воинского звания и должности;
• отметки об исполнителе, грифы и ограничительные пометки.

Особое внимание уделяется разграничению документов по степени доступа: несекретное делопроизводство ведётся отдельно от секретного, которое регулируется специальными нормативными актами.

Контроль исполнения документов

Одним из ключевых разделов ИД-2017 является порядок контроля за исполнением документов. Он включает:

1. постановку документа на контроль при регистрации;
2. назначение ответственного исполнителя и срока исполнения;
3. напоминание о приближении сроков;
4. проверку качества и полноты исполнения;
5. снятие с контроля только после подтверждения фактического исполнения.

Практическое значение приказа № 170

Знание и соблюдение требований ИД-2017 обязательно для офицеров штабов, делопроизводителей, начальников служб и всех военнослужащих, чья деятельность связана с составлением и обработкой служебных документов. Единые стандарты делопроизводства обеспечивают:

• оперативность и точность военного управления;
• юридическую силу служебных документов;
• сохранность информации и защиту служебной тайны;
• взаимозаменяемость специалистов при переводе между частями и штабами;

Приказ Министра обороны РФ от № 170 с утверждённой им Инструкцией ИД-2017 представляет собой фундаментальный документ, регламентирующий все этапы работы со служебными документами в Вооружённых Силах Российской Федерации. Его применение обеспечивает единообразие, порядок и эффективность документационного обеспечения военного управления на всех уровнях — от воинской части до центрального аппарата Министерства обороны.