Начальник (заведующий) склада войсковой части — должностное лицо‚ отвечающее за приём‚ хранение‚ учёт и выдачу материальных средств. Качество ведения складской документации напрямую влияет на сохранность имущества‚ достоверность учёта и результаты проверок. В данной статье рассмотрим основные виды документов‚ которые ведёт начальник склада‚ требования к их оформлению и порядок работы с ними.

Общие положения

Деятельность начальника склада регламентируется руководствами по войсковому (корабельному) хозяйству‚ приказами и наставлениями по организации материально-технического обеспечения‚ а также должностной инструкцией. Согласно типовой должностной инструкции‚ начальник склада обязан:

• организовывать приём‚ размещение‚ хранение и выдачу материальных средств;
• вести установленный учёт и отчётность;
• обеспечивать сохранность имущества и соблюдение условий хранения;
• организовывать погрузочно-разгрузочные работы с соблюдением правил охраны труда‚ техники безопасности‚ производственной санитарии и противопожарной защиты;
• проводить инвентаризации и сверки учётных данных;
• запрашивать у руководства и специалистов информацию и документы‚ необходимые для выполнения должностных обязанностей.

Основные виды складской документации

Учётные документы

К основным документам учёта материальных средств на складе относятся:

• Книга складского учёта — главный учётный документ‚ в котором отражаются все операции по приходу и расходу имущества. Записи вносятся на основании первичных документов в день совершения операции;
• Карточки количественно-сортового учёта — заводятся на каждый номенклатурный номер (наименование‚ сорт‚ размер) имущества;
• Ярлыки и бирки — прикрепляются к местам хранения‚ содержат наименование имущества‚ номенклатурный номер‚ единицу измерения и количество;
• Описи документов — ведутся для систематизации приходных и расходных документов.

Приходные документы

Оприходование материальных средств оформляется следующими документами:

• накладные и счета-фактуры поставщиков;
• приёмные акты (при выявлении расхождений по количеству или качеству);
• приходные ордера;
• акты технического состояния (для техники и вооружения‚ принимаемых на хранение).

При приёмке начальник склада обязан проверить соответствие фактического количества и качества имущества данным сопроводительных документов‚ убедиться в исправности упаковки и тары.

Расходные документы

Выдача имущества со склада производится только на основании документов‚ подписанных уполномоченными должностными лицами:

• требования (наряды) на выдачу материальных средств;
• лимитно-заборные карты;
• накладные на внутреннее перемещение;
• ведомости выдачи (например‚ вещевого имущества по личному составу).

Выдача без надлежаще оформленных документов не допускается. Все расходные документы подписываются получателем и начальником склада.

Документы по инвентаризации

Инвентаризация проводится в сроки‚ установленные приказом командира части‚ а также при смене начальника склада. Оформляются:

• инвентаризационные описи;
• сличительные ведомости (при выявлении расхождений);
• акты инвентаризации;
• объяснительные записки по выявленным излишкам или недостачам.

Требования к ведению документации

При ведении складской документации необходимо соблюдать следующие правила:

1. Своевременность. Записи в учётных документах производятся в день совершения операции.
2. Достоверность. Все записи должны соответствовать первичным документам; исправления заверяются подписью ответственного лица.
3. Полнота. Документы заполняются по всем реквизитам‚ без пропусков и незаполненных граф.
4. Систематизация. Приходные и расходные документы подшиваются в дела в хронологическом порядке‚ нумеруются и хранятся в течение установленных сроков.
5. Конфиденциальность. Документы‚ содержащие сведения ограниченного распространения‚ хранятся с соблюдением установленного порядка; персональные данные военнослужащих в ведомостях подлежат защите.

Передача дел при смене начальника склада

При смене начальника склада проводится передача дел и имущества по акту. В акте указываются:

• результаты инвентаризации‚ проведённой при передаче;
• перечень передаваемой документации (книги учёта‚ карточки‚ дела с первичными документами);
• состояние складских помещений‚ средств пожаротушения и охраны;
• выявленные недостатки и принятые меры.

Акт подписывается сдающим и принимающим лицами и утверждается командиром войсковой части.

Ответственность начальника склада

Начальник склада несёт материальную ответственность за сохранность вверенного имущества‚ а также дисциплинарную ответственность за:

• недостачу‚ порчу или утрату материальных средств;
• недостоверность учётных данных;
• выдачу имущества без надлежаще оформленных документов;
• нарушение правил хранения и сроков проведения инвентаризаций.

Грамотно организованная документация склада войсковой части — основа прозрачного учёта и сохранности материальных средств. Начальнику склада следует строго соблюдать установленные формы документов‚ своевременно вносить записи‚ регулярно проводить сверки и инвентаризации‚ а также обеспечивать надлежащее хранение учётных документов в течение всего установленного срока.