Документация военного склада — это совокупность учетных‚ отчетных и сопроводительных документов‚ обеспечивающих законный и прозрачный учет вооружения‚ военной техники и иных материальных ценностей. Грамотное ведение документации позволяет контролировать движение имущества‚ предотвращать потери и обеспечивать материальную ответственность должностных лиц.
Нормативная база
Ведение складской документации в воинских частях и организациях регулируется:
- Руководством по учету вооружения‚ военной‚ специальной техники и иных материальных ценностей в Вооруженных Силах Российской Федерации;
- Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе»;
- Инструкциями по воинскому учету и методическими рекомендациями Генерального штаба ВС РФ;
- приказами Министерства обороны РФ‚ устанавливающими формы учетных документов.
Основные виды документов военного склада
Учетные документы
- Книги (карточки) складского учета — заводятся на каждое наименование материальных ценностей‚ в них отражаются приход‚ расход и остатки;
- Журналы учета выдачи и приема имущества — фиксируют каждую операцию движения материальных средств;
- Карточки количественно-сортового учета — применяются для учета имущества по сортам‚ размерам и номерам.
Приходные и расходные документы
- накладные на внутреннее перемещение;
- требования на выдачу материальных ценностей;
- приходные ордера;
- акты приемки материалов (при поступлении от поставщиков);
- акты на списание изношенного или пришедшего в негодность имущества.
Отчетные документы
- материальные отчеты начальника склада за отчетный период;
- ведомости остатков материальных ценностей;
- инвентаризационные описи и сличительные ведомости.
Документы материальной ответственности
С лицами‚ отвечающими за хранение и выдачу имущества‚ заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Передача склада от одного должностного лица другому оформляется актом приема-передачи с обязательной инвентаризацией.
Правила ведения документации
- Своевременность. Каждая операция по приходу или расходу оформляется в день её совершения.
- Регистрация. Все входящие и исходящие документы регистрируются в соответствующих журналах с указанием даты‚ номера и сути операции.
- Аккуратность. Записи ведутся чернилами‚ без исправлений; ошибки исправляются корректурным способом с подписью ответственного лица.
- Прошнуровка и нумерация. Журналы и книги учета прошнуровываются‚ страницы нумеруются‚ заверяются подписью руководителя и печатью.
- Подписи. Каждая запись подтверждается подписями лиц‚ совершивших операцию.
Инвентаризация
Инвентаризация материальных ценностей склада проводится:
- планово, в установленные приказом сроки;
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
- при стихийных бедствиях‚ пожарах и иных чрезвычайных ситуациях.
Результаты оформляются инвентаризационной описью‚ а расхождения, сличительной ведомостью с последующим служебным расследованием.
Хранение и архивирование
Складская документация хранится в течение установленных сроков (как правило‚ не менее 5 лет‚ а по отдельным категориям — до 10 лет и более) в условиях‚ исключающих утрату и несанкционированный доступ. По истечении сроков хранения документы сдаются в архив по акту приема-передачи.
Ответственность
За нарушение порядка ведения складской документации‚ утрату учетных документов или недостачу материальных ценностей должностные лица несут дисциплинарную‚ материальную‚ а при наличии состава правонарушения — административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Четко организованная документация военного склада, основа сохранности материальных ценностей и законности их движения. Соблюдение установленных форм‚ своевременное оформление операций и регулярные инвентаризации позволяют обеспечить полный контроль над имуществом и исключить злоупотребления.