Делопроизводитель штаба воинской части — это специалист, обеспечивающий организацию документооборота, учёт, хранение и обработку служебных документов. От качества его работы напрямую зависит чёткость управления частью, своевременность доведения приказов и распоряжений до исполнителей, а также сохранность служебной информации.

Нормативная основа деятельности

Работа делопроизводителя регламентируется рядом документов:

• Устав внутренней службы Вооружённых Сил Российской Федерации (утверждён Указом Президента РФ от № 1495);
• Инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации (утверждена приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170);
• должностная инструкция, утверждаемая командиром воинской части;
• приказы и указания непосредственного начальника — начальника штаба воинской части.

Согласно статье 24 Устава внутренней службы, каждый военнослужащий (или работник, замещающий соответствующую должность) имеет должностные обязанности, которые определяют его полномочия и объём выполняемых задач. Эти обязанности конкретизируются уставами, инструкциями и письменными приказами прямых начальников.

Требования к кандидату

На должность делопроизводителя, как правило, назначается лицо, имеющее:

• начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, либо
• среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Дополнительными преимуществами являются опыт работы с воинским учётом, знание правил работы с документами ограниченного распространения, уверенное владение оргтехникой и офисными программами, грамотность и внимательность.

Основные должностные обязанности

Приём и регистрация документов

• приём поступающей в штаб корреспонденции, проверка правильности упаковки и адресования;
• регистрация входящих и исходящих документов в установленных формулярах (журналах, книгах учёта);
• проставление регистрационных номеров, отметок о поступлении и исполнении;
• первичная обработка документов и передача их начальнику штаба для рассмотрения и резолюции.

Оформление и подготовка документов

• печатание и оформление приказов, распоряжений, указаний, донесений, рапортов, служебных писем в соответствии с установленными требованиями;
• подготовка проектов документов по образцам и указаниям должностных лиц штаба;
• размножение документов в установленном количестве экземпляров;
• визирование и подготовка документов к подписанию.

Доведение документов до исполнителей

• рассылка и вручение документов подразделениям и должностным лицам под подпись;
• контроль сроков исполнения документов, напоминание исполнителям о наступлении контрольных сроков;
• ведение учёта исполнения приказов и распоряжений.

Формирование дел и архивное хранение

• формирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел воинской части;
• обеспечение сохранности документов и дел, находящихся на хранении;
• подготовка дел к сдаче в архив по истечении сроков хранения;
• ведение учёта дел и документов, подлежащих уничтожению, участие в их уничтожении в установленном порядке.

Работа с документами ограниченного распространения

• соблюдение установленного порядка учёта, хранения и обращения документов с грифом «Для служебного пользования»;
• работа с такими документами только в отведённых помещениях и в установленное время;
• строгое выполнение требований режима секретности и защиты служебной информации.

Важно: работа со служебными документами в нерабочее время допускается только с разрешения командира воинской части или начальника штаба, а при обработке информации ограниченного доступа — с их письменного разрешения (указания).

Обеспечение работы штаба

• подготовка помещений, оргтехники и расходных материалов к работе;
• ведение книг учёта, журналов и иных формуляров штаба;
• участие в подготовке совещаний и занятий, проводимых штабом (подготовка раздаточных материалов, ведение протоколов по указанию начальника штаба);
• выполнение отдельных поручений начальника штаба и дежурного по штабу.

Права делопроизводителя

• запрашивать у должностных лиц документы и сведения, необходимые для ведения делопроизводства;
• требовать от исполнителей своевременного возврата документов;
• вносить начальнику штаба предложения по совершенствованию документооборота;
• не принимать к исполнению документы, оформленные с нарушением установленных требований, с докладом об этом руководству.

Ответственность

Делопроизводитель несёт ответственность за:

• своевременную и качественную обработку документов;
• сохранность вверенных ему документов, печатей и штампов (при их наличии на учёте);
• соблюдение установленного порядка обращения со служебной информацией;
• достоверность учётных данных в журналах и книгах делопроизводства.

На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, командировка, болезнь) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несёт полную ответственность за исполнение возложенных обязанностей.

Должность делопроизводителя штаба воинской части требует аккуратности, дисциплинированности, внимательности и строгого соблюдения установленных правил работы с документами. Чётко организованное делопроизводство — это основа оперативного управления воинской частью и неотъемлемый элемент повседневной деятельности штаба.