График рабочего времени, один из ключевых кадровых документов, который фиксирует режим труда и отдыха сотрудников организации. Правильно составленная таблица помогает работодателю соблюдать нормы Трудового кодекса РФ, избегать переработок и корректно начислять заработную плату. В этой статье подробно разберём, как составить график рабочего времени, какие формы существуют и как правильно заполнить таблицу.

Зачем нужен график рабочего времени

Обязанность работодателя вести учёт фактически отработанного сотрудниками времени закреплена в статье 91 ТК РФ. График рабочего времени выполняет несколько важных функций:

• определяет продолжительность рабочего дня и смены для каждого сотрудника;
• фиксирует выходные и праздничные дни;
• служит основанием для расчёта заработной платы;
• позволяет контролировать соблюдение норм рабочего времени;
• помогает избежать переработок и споров с работниками.

Формы графика рабочего времени

Законодательство не устанавливает единую обязательную форму графика, поэтому работодатель может разработать её самостоятельно. Однако на практике чаще всего используются следующие варианты:

Унифицированные формы табеля

• Форма Т-12 — табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда. Заполняется вручную, подходит для небольших организаций.
• Форма Т-13, табель учёта рабочего времени, применяется при автоматизированном учёте данных.
• Форма 0504421 — используется в бюджетных учреждениях.

Произвольная форма

Многие работодатели совмещают график работы с табелем учёта рабочего времени. Такой вариант более сложный в заполнении, но даёт максимально подробную картину; Таблицу удобно составлять в Excel или Word.

Структура таблицы графика рабочего времени

Типовая таблица графика на месяц обычно содержит около 13 граф:

1. Порядковый номер записи.
2. Фамилия, имя, отчество сотрудника (например, Иван* И.И.).
3. Табельный номер работника.
4. Должность (специальность, профессия).
5. Дни месяца (с 1 по 31 число) — в каждой ячейке проставляется код явки или неявки и количество отработанных часов.
6. Данные о неявках с указанием кодов причин.

Коды для заполнения таблицы

Для обозначения явок и неявок используются буквенные и цифровые коды. Наиболее распространённые:

• Я (01) — работа в дневное время;
• Н (02) — работа в ночное время;
• В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни;
• ОТ (09), ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• Б (19) — временная нетрудоспособность (больничный);
• К (06) — служебная командировка;
• НН (30) — неявка по невыясненным причинам.

Порядок заполнения графика: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заполните идентификационные сведения

Укажите наименование организации, структурное подразделение, номер документа, дату составления и отчётный период.

Шаг 2. Внесите данные сотрудников

Впишите Ф.И.О., табельные номера и должности работников. Если сотрудник работает по совместительству, его вносят в табель в две строки — учёт рабочего времени ведётся отдельно по каждой должности.

Шаг 3. Проставьте коды по дням месяца

В ячейках напротив каждого работника отметьте явки, выходные, отпуска, больничные и командировки соответствующими кодами с указанием отработанных часов.

Шаг 4. Подведите итоги

Подсчитайте общее количество отработанных дней и часов за каждую половину месяца и за месяц в целом.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите документ

График подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы и руководитель организации. С графиком сменности работников необходимо ознакомить под подпись не позднее чем за месяц до введения его в действие (ст. 103 ТК РФ).

Особенности сменных графиков

При составлении сменного графика (например, «два через два» или графика дежурств для охранников) важно учитывать:

• нормальную и сокращённую продолжительность рабочего времени;
• ограничения продолжительности смен для отдельных категорий работников;
• сокращение рабочего дня в ночное время и накануне праздничных дней;
• запрет работы в течение двух смен подряд;
• еженедельный непрерывный отдых не менее 42 часов.

Документ рекомендуется составлять сразу на весь учётный период, это облегчит учёт рабочего времени и исключит переработки. Если составляете график на год, образец должен включать расписание на весь календарный год.

Пример заполнения таблицы (фрагмент)

Полезные рекомендации

• Используйте шаблоны в Excel — отформатируйте ячейки для ввода времени (например, 9:00 и 17:00), это ускорит заполнение.
• Храните заполненные табели и графики не менее 5 лет.
• Вносите исправления только с подтверждающими документами (больничный лист, приказ и т.д.).
• При гибком режиме рабочего времени составляйте отдельный график с указанием фиксированного и переменного времени.

Грамотно составленная таблица графика рабочего времени, это основа кадрового учёта и защита от трудовых споров. Используйте унифицированные формы Т-12 или Т-13 либо разработайте собственный шаблон, соблюдая нормы Трудового кодекса РФ. Скачать образцы пустых и заполненных бланков можно на профильных кадровых и бухгалтерских ресурсах.