Архивное дело в Вооруженных Силах Российской Федерации (ВС РФ) представляет собой строго регламентированную систему управления документами — от момента их создания или поступления до уничтожения или передачи в государственное хранение․ Деятельность в этой сфере строится на основе федерального законодательства, ведомственных нормативных правовых актов и внутренних инструкций․ Ниже представлен обзор ключевых документов, принципов организации и основных процессов архивного дела в Минобороны России․
Нормативная правовая основа
Главным ведомственным документом, регулирующим данную сферу на текущий момент, является:
- Приказ Министра обороны РФ от № 200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями, введенными Приказами Минобороны РФ от № 482 и от № 493)․
Данный документ (далее — Наставление) определяет основные правила организации и ведения архивного дела, обязанности работников архивов и делопроизводителей, а также порядок работы с документами различных категорий секретности․
Также важную роль играют:
- Приказ Министра обороны РФ от № 270, исторический документ, заложивший основы современного ведомственного архивоведения (утратил силу с вступлением в силу Приказа № 200, но имеет значение для понимания эволюции правил)․
- Приказ Министра обороны РФ 1997 года № 033 — регламентировал отдельные вопросы управления документооборотом в воинских частях того периода․
- Приказ № 170 (ИД-2017), «Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»․ Данный документ неразрывно связан с архивным делом, так как устанавливает правила формирования дел, сроков хранения и подготовки к архивированию на этапе делопроизводства․
Организационная структура и руководство
Согласно Наставлению, руководство архивным делом в ВС РФ осуществляется в единой системе:
- Централизованное управление — осуществляется Главным управлением (управлением/директоратом) соответствующего профиля Аппарата Минобороны России (куратор архивного дела)․
- Ведомственный контроль — осуществляется над соблюдением законодательства об архивном деле, Наставления и иных нормативных актов․
- На местах (в воинских частях, организациях), прямую организацию работы архивами обеспечивают командиры (начальники) воинских частей, организаций и учреждений․ Ответственным исполнителем, как правило, назначается начальник архива или архивист (при штатной наличии), либо лицо, совмещающее данные обязанности․
Основные этапы работы с документами (Жизненный цикл)
Наставление детально регламентирует следующие процессы:
Прием и первичная обработка
Документы, подлежащие архивированию, отбираются из делопроизводства по истечении сроков хранения, установленных Номенклатурой дел․ Первичная обработка включает:
- Проверку полноты документов в деле (сверку с описью)․
- Выявление документов с истекшим сроком хранения․
- Подготовку экспертной записки (акта экспертизы) по определению ценности документов․
Учет и описание
Каждое дело, поступившее в архив, подлежит обязательному учету:
- Присвоению инвентарного номера․
- Внесению в учетные журналы (Журнал учета дел, поступивших в архив; Журнал учета выданных дел и т․д․)․
- Описанию (составлению описи дел фонда) с указанием шифра фонда, номера описи, номера дела, заглавия, дат начала и окончания, количества листов, срока хранения и категории секретности․
Хранение и обеспечение сохранности
Архивы должны соответствовать требованиям по пожарной безопасности, температурно-влажному режиму и защите от несанкционированного доступа․ Особое внимание уделяется:
- Хранению документов секретной и особой важности (в специально оборудованных помещениях/сейфах по спискам лиц, допущенных к работе с гостайной)․
- Веду учету перемещения дел (выдача во временное пользование, перевод в другие архивы)․
- Проведению регулярных инвентаризаций фондов․
Использование документов
Предоставление документов осуществляется строго по спискам уполномоченных лиц и под роспись в журнале выдачи․ Запрещается выдача оригиналов единственных документов за пределы читального зала (помещения архива) без специального разрешения руководителя․ Копирование документов секретной категории производится только с разрешения начальника организации и в установленном порядке․
Уничтожение и передача в государственные архивы
По истечении установленных сроков хранения документы подлежат экспертизе:
- К уничтожению — документы, потерявшие первичную и второстепенную ценность․ Уничтожение производится комиссией под актом с изготовлением порошков (для секретных) или макулатуры (для несекретных)․
- К постоянному хранению, документы исторической, научной, культурной ценности․ Они готовятся к передаче в федеральные государственные архивы (ЦАМО, РГВА и др․) в порядке, установленном Росархивом․
Классификация документов и сроки хранения
Основа для определения сроков хранения — Номенклатура дел управления, утверждаемая в каждой воинской части/организации самостоятельно на типовой основе и согласовываемая с вышестоящим органом управления и экспертом по архивному делу․
Основные группы сроков хранения:
- Временные: до 10 лет (исполнительская документация, отчетность текущая), до 50 лет (личные дела военнослужащих — до 75 лет с момента рождения или 50 лет со дня смерти, дела по учету личного состава)․
- Постоянные: документы, отражающие историю части, боевой путь, указы о награждении, штатные расписания, журналы боевых действий и др․
Важно: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела (последней записи в деле)․
Особенности работы с электронными документами и ИД-2017
С введением в действие Инструкции по делопроизводству в ВС РФ (ИД-2017, Приказ № 170) произошел переход на смешанный (бумажно-электронный) и электронный документооборот․ Это наложило отпечаток на архивное дело:
- Формирование электронных дел и их регистрация в АИС (Автоматизированных информационных системах) делопроизводства․
- Требования к подлинности, целостности и читаемости электронных документов на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, проверка ЭП, электронных подписей)․
- Архивирование электронных массивов данных с соблюдением требований ФСБ по защите информации (при наличии сведений, составляющих гостайну)․
- Создание единых архивных фондов, включающих как бумажные, так и электронные дела․
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения архивного дела, установленных Приказом № 200, ИД-2017 и Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», влечет за собой:
- Дисциплинарную ответственность (выговор, строгий выговор, увольнение) для военнослужащих и гражданских лиц․
- Административную ответственность (ст․ 13․20 КоАП РФ — нарушение правил ведения архивного дела)․
- Уголовную ответственность (ст․ 283 УК РФ — уничтожение, повреждение или скрытие документов, если деяние не содержит признаков госизмены)․
Практическая рекомендация для архивистов воинских частей
- Ежегодно (до 1 марта) формируйте Номенклатуру дел на очередной год и согласовывайте её с вышестоящим архивом/органом управления․
- Ежеквартально проводите селекцию дел с истекшими сроками хранения для своевременной экспертизы․
- Вести учет в установленных журналах (формы устанавливаються Наставлением) без пропусков и закорючек․
- Обеспечьте защиту архивного фонда: контроль доступа, пожаротушение, климат-контроль․
- Изучайте ИД-2017 параллельно с Наставлением, так как ошибки на этапе делопроизводства (неверное заглавие дела, отсутствие листовки, неправильный срок хранения) необратимы на этапе архивирования․
Инструкция по архивному делу в Минобороны России (Наставление по Приказу № 200) является фундаментальным документом, обеспечивающим законность, сохранность документированной информации и возможность ее дальнейшего использования для нужд обороны, правовой защиты прав военнослужащих и исторической науки․ Строгое соблюдение процедур приема, учета, хранения и утилизации документов — прямая обязанность каждого командира и специалиста по архивному делу воинской части․
Примечание: Данная статья носит обзорный характер и основана на открытых нормативных правовых актах (Приказы Минобороны РФ № 200, № 482, № 493, № 170, ФЗ-125)․ Для решения конкретных практических вопросов необходимо обращаться к актуальным редакциям документов, доступным в закрытом сегменте ведомственной правовой системы (например, «КонсультантПлюс․ Военная серия») или через официальные каналы связи управления архивным делом Аппарата Минобороны России․