Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации — это строго регламентированная деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы со служебными документами в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, военных комиссариатах и других организациях ВС РФ. Ключевой фигурой этого процесса является делопроизводитель — должностное лицо, отвечающее за весь жизненный цикл служебных документов: от их приема до уничтожения.
Основным нормативным документом, определяющим порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД-2017), утвержденная приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 (с последующими изменениями и дополнениями). Данный документ заменил Временную инструкцию, действовавшую с 19 августа 2009 года.
Нормативная база
Деятельность делопроизводителя регламентируется следующими документами:
- Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»;
- Инструкция по делопроизводству в ВС РФ (ИД-2017) с изменениями, внесенными в т.ч. приказом № 291;
- Перечень основных книг, журналов учета, печатей, штампов, бланков и иных материалов, используемых при ведении несекретного делопроизводства;
- Федеральные законы о порядке рассмотрения обращений граждан, об архивном деле и иные нормативные правовые акты.
Основные обязанности делопроизводителя
Прием и первичная обработка документов
Делопроизводитель обязан:
- принимать поступающую в воинскую часть (учреждение) корреспонденцию;
- проверять правильность упаковки, целостность конвертов и упаковки, наличие приложений;
- проводить первичную обработку документов: вскрытие конвертов, проверку вложений, проставление отметки о поступлении (регистрационного штампа);
- сортировать документы на подлежащие и не подлежащие регистрации.
Регистрация и учет документов
Одна из важнейших функций — учет документов, который включает:
- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в установленных формах (журналах, книгах учета, автоматизированных системах);
- присвоение документам регистрационных номеров (индексов) в соответствии с принятой номенклатурой дел;
- ведение учетно-регистрационных форм, предусмотренных Инструкцией ИД-2017;
- ведение перечня книг, журналов учета, печатей, штампов и бланков.
Составление и оформление документов
Делопроизводитель участвует в подготовке служебных документов и обязан:
- обеспечивать соблюдение требований к оформлению документов (реквизиты, бланки, шрифты, расположение элементов);
- проверять правильность оформления документов перед подписанием;
- следить за наличием необходимых реквизитов: наименования вида документа, даты, номера, заголовка, подписи, отметок об исполнителе;
- изготавливать и размножать документы в установленном порядке.
Отправка и доведение документов
- обработка и отправка исходящей корреспонденции (почтовой, фельдъегерской, через системы электронного документооборота);
- доведение документов до исполнителей внутри воинской части;
- контроль правильности адресования и упаковки отправляемых документов.
Контроль за исполнением документов
Делопроизводитель ведет контрольные карточки (учетные формы) и:
- ставит документы и поручения на контроль;
- напоминает исполнителям о сроках исполнения;
- информирует руководство о состоянии исполнения документов;
- снимает документы с контроля после их исполнения.
Формирование дел, хранение и архивирование
- формирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
- обеспечение сохранности документов и дел;
- подготовка дел для сдачи в архив воинской части;
- составление описей дел;
- проведение экспертизы ценности документов и отбор дел к уничтожению по истечении сроков хранения.
Уничтожение документов
Делопроизводитель участвует в уничтожении документов и дел с истекшими сроками хранения в порядке, установленном Инструкцией, с составлением соответствующих актов.
Работа с печатями, штампами и бланками
- учет, хранение и выдача печатей, штампов и бланков строгой отчетности;
- контроль за правильностью их использования;
- уничтожение печатей и штампов в установленном порядке.
Требования к делопроизводителю
К лицу, исполняющему обязанности делопроизводителя, предъявляются следующие требования:
- знание Инструкции по делопроизводству (ИД-2017) и иных руководящих документов;
- умение работать с учетно-регистрационными формами и автоматизированными системами документооборота;
- внимательность, аккуратность, ответственность;
- соблюдение установленного порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения;
- допуск к сведениям соответствующей категории — при работе с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.
Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет персональную ответственность за:
- сохранность принятых документов, печатей, штампов и бланков;
- своевременную регистрацию и доведение документов до исполнителей;
- правильность формирования дел и соблюдение сроков хранения;
- соблюдение порядка уничтожения документов;
- неразглашение сведений, содержащихся в служебных документах.
Делопроизводитель в системе Министерства обороны РФ — это специалист, обеспечивающий бесперебойный документооборот в воинской части или учреждении. Его работа строго регламентирована Инструкцией по делопроизводству (ИД-2017), утвержденной приказом Министра обороны РФ от № 170, и охватывает полный цикл работы с документами: прием, обработку, учет, оформление, отправку, контроль исполнения, хранение и уничтожение. Качественное выполнение этих обязанностей напрямую влияет на оперативность и эффективность военного управления.