В структуре военных комиссариатов и иных органов военного управления существует целый ряд должностей, связанных с документационным обеспечением. Одна из них — помощник начальника отделения делопроизводства. Разберём подробно, что представляет собой эта должность, какие обязанности она включает и кто может её занимать.
Общее понятие должности
Помощник начальника отделения делопроизводства, это должность в системе органов военного управления (прежде всего в военных комиссариатах), связанная с организацией и ведением документооборота. Сотрудник на этой должности обеспечивает правильное оформление, учёт, хранение и движение документов внутри отделения, а также помогает начальнику отделения в выполнении его функциональных задач.
Должность может быть как воинской (занимаемой военнослужащими), так и относиться к федеральной государственной гражданской службе в Министерстве обороны Российской Федерации, это зависит от штатного расписания конкретного органа.
Чем руководствуется сотрудник в своей деятельности
В своей работе помощник начальника отделения опирается на:
- приказы и распоряжения вышестоящих органов военного управления;
- указания начальника военного комиссариата и непосредственного руководителя — начальника отделения;
- Инструкцию по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации (утверждена приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170);
- правила внутреннего трудового распорядка и регламент работы;
- нормативные и методические документы по вопросам делопроизводства;
- должностную инструкцию.
Основные должностные обязанности
Круг задач помощника начальника отделения делопроизводства достаточно широк. Как правило, в него входят:
- Приём, регистрация и обработка документов — входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, рапортов, заявлений.
- Ведение номенклатуры дел — формирование, систематизация и хранение дел в соответствии с установленным порядком.
- Подготовка проектов документов — писем, служебных записок, инструкций, локальных актов по направлению деятельности отделения.
- Контроль сроков исполнения документов — отслеживание резолюций руководства и напоминание исполнителям о сроках.
- Методическая помощь — консультирование сотрудников структурных подразделений по вопросам оформления документов и ведения делопроизводства.
- Работа с личными делами и учётными документами военнослужащих и граждан, состоящих на воинском учёте (в военкоматах).
- Обеспечение сохранности документов, в т.ч. содержащих сведения ограниченного распространения, соблюдение режима секретности.
- Замещение начальника отделения в период его временного отсутствия (в пределах компетенции, установленной инструкцией).
Что должен знать и уметь специалист
К кандидату на эту должность предъявляются следующие требования:
- знание законодательства РФ и нормативных актов по организации делопроизводства и документационного обеспечения;
- понимание организационной структуры органа военного управления и взаимосвязей между подразделениями;
- умение работать с делопроизводственными системами и оргтехникой, владение офисными программами;
- грамотность, внимательность, аккуратность при работе с документами;
- знание правил работы со сведениями ограниченного распространения (при наличии соответствующего допуска);
- организаторские способности и умение планировать рабочее время.
Особенности должности в военкомате
В военных комиссариатах помощники начальников отделений (в т.ч. отделений подготовки и призыва граждан на военную службу, учёта мобилизационных ресурсов) играют важную роль в повседневной работе: они ведут учётные карточки призывников и военнообязанных, готовят повестки и извещения, оформляют личные дела, участвуют в подготовке документов к призывным комиссиям.
Старшие помощники начальников отделов дополнительно могут разрабатывать методические документы (инструкции, рекомендации, информационные письма) и проводить занятия с работниками отдела.
Карьерные перспективы
Должность помощника начальника отделения часто является стартовой ступенью в системе делопроизводства органов военного управления. При добросовестной службе возможен рост:
- старший помощник начальника отдела (отделения);
- начальник отделения делопроизводства;
- начальник отдела документационного обеспечения;
- должности в вышестоящих органах военного управления.
Помощник начальника отделения делопроизводства — это ответственная должность, требующая внимательности, грамотности и знания нормативной базы. Именно такие специалисты обеспечивают чёткую и бесперебойную работу документооборота, без которого невозможно эффективное функционирование военного комиссариата или иного органа военного управления. Несмотря на то что работа остаётся «за кулисами», её значение для организации воинского учёта, призыва и повседневной деятельности ведомства трудно переоценить.