Ситуация, когда работодатель изымает личный мобильный телефон сотрудника или требует объяснений по поводу его использования в рабочее время, встречается всё чаще․ Многие организации вводят приказы о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте, и нарушение такого запрета может повлечь дисциплинарное взыскание․ В этой статье разберём, как правильно написать объяснительную записку в подобной ситуации, приведём образец и дадим практические рекомендации․
Когда работодатель вправе требовать объяснительную
Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение․ Это касается и случаев, связанных с использованием личного телефона в рабочее время, если:
- в организации действует приказ о запрете или ограничении использования мобильных телефонов;
- сотрудник был ознакомлен с этим приказом под подпись;
- зафиксирован факт нарушения (служебная записка руководителя, докладная, акт)․
Важно понимать: работодатель может законно ограничивать использование личных телефонов в рабочее время и требовать их хранения в шкафчиках или специально отведённых местах․ Однако изъять телефон навсегда без законных оснований работодатель не вправе, личный телефон является собственностью работника․
Структура объяснительной записки
Объяснительная составляется в произвольной форме, но должна содержать обязательные элементы:
- Шапка документа, в правом верхнем углу указывается адресат (должность и Ф․И․О․ руководителя) и автор (должность, подразделение, Ф․И․О․ работника)․
- Наименование документа — по центру: «Объяснительная записка»․
- Основная часть — описание ситуации: дата, время, место, обстоятельства произошедшего, причины поступка․
- Дата и подпись — в конце документа․
Образец объяснительной записки
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петровой А․С․
Объяснительная записка
в 11:30 на моём рабочем месте руководителем отдела Сидоровым В․П․ был зафиксирован факт использования мною личного мобильного телефона в рабочее время, что является нарушением приказа № 15 от о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте․
Поясняю, что телефон был использован мною для ответа на срочный звонок: звонила медицинская организация по вопросу записи ребёнка на приём․ Разговор занял не более трёх минут, после чего телефон был убран․
Свой поступок признаю нарушением внутреннего распорядка․ Обязуюсь впредь хранить личный телефон в отведённом для этого месте и пользоваться им только во время перерывов․
Петрова А․С․ ____________
Правила грамотного составления
Что рекомендуется
- Подать записку быстро — в день инцидента или на следующий рабочий день․ Закон даёт работнику два рабочих дня на предоставление объяснений, но чем быстрее вы объясните ситуацию, тем лояльнее отнесётся руководство․
- Признать оплошность, если она имела место․ Попытки переложить вину на коллег или обстоятельства выглядят неубедительно․
- Указать уважительную причину, если она была: срочный семейный звонок, вопрос здоровья, экстренная ситуация․
- Писать нейтральным деловым стилем, без эмоций и обвинений․
Чего следует избегать
- не ссылаться на то, что «все так делают»;
- не писать, что «о запрете не напомнили», если вы ознакомлены с приказом;
- не искажать факты — при наличии докладной записки свидетеля это усугубит ситуацию;
- не отказываться от дачи объяснений без необходимости: при отказе составляется акт, и взыскание может быть применено и без объяснительной․
Если телефон изъяли
Если работодатель временно изъял телефон (например, до конца смены согласно локальному акту), в объяснительной можно указать факт изъятия и попросить вернуть личное имущество․ Постоянное удержание личного телефона работодателем незаконно, это собственность работника, и её удержание может быть обжаловано в трудовую инспекцию или суде․
Объяснительная записка при изъятии телефона или нарушении запрета на его использование — стандартный кадровый документ․ Главные правила: краткость, честность, деловой тон и соблюдение структуры․ Грамотно составленная объяснительная с указанием уважительных причин и готовностью соблюдать правила в дальнейшем существенно снижает риск строгого дисциплинарного взыскания․