Несекретное делопроизводство является основой документирования повседневной деятельности любой воинской части. Оно обеспечивает правовую силу управленческих решений, сохранность информации, не содержащей государственной тайны, и упорядоченность офисного работы в соответствии с требованиями законодательства РФ и нормативных правовых актов Министерства обороны.

Нормативно-правовая база

Деятельность по несекретному делопроизводству строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — базовый закон, регулирующий отношения в сфере информации.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — регулирует вопросы архивирования и хранения документов.
• Устав внутренней службы Вооруженных Сил РФ (утв. Указом Президента РФ) — главной документом, определяющим порядок службы, в т.ч. главу, посвященную делопроизводству.
• Приказ Министра обороны РФ (актуальные редакции приказов, регулирующих делопроизводство в Вооруженных Силах, например, Приказ № 300 или актуальные на данный момент административные регламенты).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документация управленческая. Общие требования к составу реквизитов видов документов управления» и другие стандарты серии ГОСТ Р 7.
• Внутренние нормативные акты воинской части (Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел, График сроков хранения).

Понятие и состав несекретных документов

К несекретным документам относятся документы, не засекреченные в установленном законом порядке (не имеющие грифа «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования» — ДСП). Основные виды:

1. Управленческая документация: приказы, распоряжения, директивы, планы, отчеты, справки, записки, акты, протоколы.
2. Кадровая документация: личные дела военнослужащих, карточки учета, ведомости, характеристики (без грифа ДСП).
3. Материально-техническая и финансовая документация: накладные, акты приема-передачи, инвентаризационные листы, сметы, платежные поручения (без банковских реквизитов, подлежащих защите).
4. Учебно-методическая документация: программы, планы занятий, конспекты, методические рекомендации.
5. Корреспонденция: входящая, исходящая, внутренняя переписка с вышестоящими, подчиненными и кооперирующими органами/частями по несекретным вопросам.

Организация делопроизводства в части

Ключевые должностные лица

• Командир части (начальник организации) — несет личную ответственность за состояние делопроизводства.
• Начальник штаба / Заместитель командира по оперативной работе — организует контроль за исполнением документов.
• Старший секретарь (секретарь штаба, начальник канцелярии) — непосредственный организатор делопроизводства, отвечающий за регистрацию, учет, движение, хранение и уничтожение документов.
• Исполнители (офицеры, прапорщики, мичманы, гражданские лица) — ведут дела по своим направлениям деятельности.

Основные инструменты учета

Для обеспечения неразрывности документооборота используются обязательные журналы учета (водятся в бумажном и/или электронном виде):

• Журнал регистрации входящих документов.
• Журнал регистрации исходящих документов.
• Журнал регистрации внутренних документов (приказов, распоряжений, записок).
• Журнал учета движения дел (Книга движения дел).
• Журнал учета уничтожения документов.
• Журнал выдачи документов на временное хранение/работу.

Важно: Регистрационный номер присваивается каждому документу в день поступления или подписания. Нумерация сквозная в течение календарного года.

Жизненный цикл несекретного документа

Создание и оформление

Документы оформляются на бланках установленного образца или на листах белой бумаги формата А4. Обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Уставу ВС):

• Эмблема РФ (для приказов командира и вышестоящих органов).
• Код вида документа (по ОКУД).
• Дата документа.
• Регистрационный номер.
• текста (наименование вида документа, тема).
• Текст документа.
• Подпись руководителя (с расшифровкой фамилии, инициалов, должности).
• Виза согласования (при необходимости).
• Отметка об исполнителе (ФИО, телефон ‑‑*).

Регистрация и движение

1. Входящие документы: вскрываются (кроме личных/конфиденциальных), проставляется штамп регистрации, нумеруются, распределяются по исполнителям с указанием срока исполнения.
2. Исходящие документы: регистрируются после подписания командиром (уполномоченным лицом), отправляются адресату (почта, связь, ЭДО, курьер).
3. Внутренние документы: регистрируются в журнале приказов/распоряжений/записок, доводятся до сведения подчиненных под роспись.

Исполнение и контроль

Исполнитель оформляет ответный документ (записку, справку, отчет) или вносит отметку об исполнении в журнал контроля. Контроль за сроками исполнения ведет секретарь и начальник штаба. Просроченные документы подлежат еженедельному отчету командиру.

Делообразование

В конце года (или по завершении дела) документы сшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел воинской части (утверждается командиром на год). Номенклатура формируется на основе Типовой номенклатуры Минобороны РФ.

• Документы внутри дела хронологируются (по дате).
• Составляется внутренняя опись (перечень документов в деле).
• На обложке дела проставляются все реквизиты: индекс дела, название, даты начала/окончания, срок хранения, шифр дела.

Хранение и архивирование

• Текущее хранение: дела текущего года хранятся в канцелярии (секретариате) штаба в запертых металлических шкафах/сейфах (для ДСП) или комнатах с обеспеченной физической защитой.
• Архив части: по истечении года дела передаются в архив части (при наличии) или готовятся к передаче в центральный архив Министерства обороны (ЦА МО) / архивы субъектов РФ в установленные сроки (обычно через 5 лет после завершения дела для большинства управленческих документов, 75 лет — для кадровых).

Уничтожение документов

Документы с истекшим сроком хранения уничтожаются по акту экспертной комиссии части. Процедура:

1. Формирование экспертной комиссии приказом командира.
2. Рецензирование дел по Номенклатуре и Графику сроков хранения.
3. Составление Акта об уничтожении (в 3-х экземплярах).
4. Механическое уничтожение (шредер) до состояния, исключающего восстановление.
5. Сдача макулатуры по акту приема-передачи.

Акт об уничтожении хранится постоянно (в архиве части или ЦА МО).

Особенности ведения корреспонденции

Входящая корреспонденция

• Принимается по всем каналам связи (почта, факс, ЭДО, курьер, лично).
• Конверты вскрываются секретарью (командиром — лично).
• Проверяется комплектность (вложения), соответствие адресату.
• Проставляется штамп регистрации с датой и номером.
• Направляется командиру для ознакомления и резолюции (инструкции исполнителю, сроку).

Исходящая корреспонденция

• Подготавливается исполнителем, согласовывается заинтересованными службами (штабом, правовым отделом, финансовой службой и т.д.).
• Подписывается командиром или уполномоченным лицом (заместителем командиром, начальником штаба в пределах полномочий).
• Регистрируется в журнале исходящих.
• Отправляется с соблюдением правил упаковки и адресации. Адреса получателей в открытых источниках/примерах маскируются: г. , в/ч , ул. , д. .

Внутренняя корреспонденция (Записки, Рапорты, Объяснительные)

Оформляются на бланках или чистых листах. Рапорты и объяснительные пишутся от руки (чернилами синего или черного цвета) или печатаются с личной подписью. Регистрируются в журнале внутренних документов или журнале приказов/распоряжений (если подписаны командиром).

Электронное делопроизводство (ЭДО)

Современное делопроизводство воинских частей неразрывно связано с внедрением Автоматизированных информационных систем (АИС), таких как АИС «Делопроизводство», АИС «Управление персоналом» и корпоративные почтовые системы Минобороны (КПС).

• Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Ведутся параллельные журналы (электронные и бумажные) или полностью электронный учет (при наличии акта о переводе на безбумажный документооборот).
• Обеспечивается защита информации: использование сертифицированных СЗИ (средств защиты информации), разграничение доступа по ролям, учет доступа (журналы входа в систему).
• Архивирование электронных дел осуществляется в электронных архивах с обеспечением долгосрочного хранения и читаемости форматов (PDF/A, XML).

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Нарушение установленного порядка ведения делопроизводства влечет ответственность в соответствии с:

• Уставом внутренней службы — дисциплинарная ответственность (выговор, строгий выговор, раннее увольнение со службы и т.д;).
• КоАП РФ (ст. 13.10, 13.14 и др.) — административная ответственность за нарушение законодательства об архивном деле, защите информации.
• УК РФ (ст. 283, 292 и др.) — уголовная ответственность за незаконное получение сведений, неисполнение приказа, злоупотребление служебным положением при ведении документации.

Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению

Несекретное делопроизводство войсковой части — это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления войсками; Грамотная организация документооборота обеспечивает:

• Законность и обоснованность принятых решений.
• Исполнимость приказов и распоряжений в установленные сроки.
• Сохранность прав военнослужащих и имущественных интересов государства.
• Готовность части к внеплановым проверкам (ревизиям, аудитам, профилактическим выездам вышестоящих органов).

Постоянное совершенствование навыков секретарей, исполнителей и командиров, переход на современные электронные платформы с соблюдением требований информационной безопасности — залог эффективного управления воинской частью в мирное и военное время.

Статья подготовлена на основе общедоступных нормативных правовых актов РФ (Устав ВС, ФЗ, ГОСТ, Приказы Минобороны). При работе с конкретными документами необходимо руководствоваться актуальными редакциями приказов Минобороны РФ и внутренними инструкциями воинской части. Персональные данные, номера телефонов, адреса дислокации частей в примерах замаскированы в соответствии с требованиями безопасности.