Трудовая книжка — один из главных документов работника, подтверждающий его трудовой стаж. Как правило, она хранится у работодателя на весь период работы сотрудника. Однако в ряде ситуаций документ выдаётся работнику на руки: при увольнении, для предоставления в Пенсионный фонд, при переходе на электронную трудовую книжку и в других случаях. Чтобы зафиксировать факт передачи документа и снять с себя ответственность за его сохранность, работодатель берёт с работника расписку о получении трудовой книжки.
Когда составляется расписка
Расписка о получении трудовой книжки на руки оформляется в следующих ситуациях:
- При увольнении работника — в последний рабочий день сотруднику выдаётся трудовая книжка вместе с другими документами (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ);
- При переходе на электронную трудовую книжку — если работник подал заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, бумажная книжка выдаётся ему на руки;
- Для предоставления в органы социального обеспечения — например, для назначения пенсии, когда требуется оригинал документа;
- При выдаче трудовой книжки родственникам умершего работника — после проверки документов, подтверждающих родство;
- При временной выдаче документа работнику по его письменному заявлению.
Зачем нужна расписка
Выдавая оригинал документа работнику, работодатель должен зафиксировать этот факт документально. Расписка выполняет несколько важных функций:
- подтверждает, что работодатель исполнил обязанность по выдаче трудовой книжки;
- снимает с работодателя ответственность за сохранность документа во время его нахождения вне территории предприятия;
- защищает работодателя от возможных претензий и штрафов за задержку выдачи трудовой книжки;
- служит доказательством в случае трудового спора.
Кроме того, факт выдачи книжки отражается в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где работник также ставит свою подпись.
Правила оформления расписки
Унифицированной формы расписки законодательством не установлено, поэтому она составляется в произвольной письменной форме. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Наименование документа — «Расписка»;
- Дата и место составления;
- Фамилия, имя, отчество работника, получившего документ;
- Паспортные данные работника (серия, номер, кем и когда выдан);
- Наименование организации или данные работодателя, выдавшего книжку;
- Реквизиты трудовой книжки (серия и номер);
- Причина выдачи документа на руки;
- Формулировка об отсутствии претензий;
- Подпись работника с расшифровкой.
Расписка пишется от руки самим работником, это придаёт документу большую юридическую силу. Допускается и печатный шаблон, в который вносятся данные, а работник ставит подпись и дату.
Образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении
РАСПИСКА
о получении трудовой книжки
г. Москва