Документы, оформляемые в Вооружённых Силах Российской Федерации, подчиняються строгим правилам делопроизводства․ Основным нормативным актом, регулирующим оформление служебных документов, является Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации»․ В данной статье подробно рассмотрим, как правильно оформляется шапка справки, какие реквизиты она должна содержать и приведём образцы․

Нормативная база

Оформление справок в воинских частях регламентируется следующими документами:

• Приказ Министра обороны РФ от № 170 (Инструкция по делопроизводству в ВС РФ);
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Организационно-распорядительная документация․ Требования к оформлению документов» (в части, не противоречащей ведомственным требованиям);
• Правила оформления отдельных форм справок (форма № 5, форма № 9 и др․)․

Обязательные реквизиты шапки справки

Шапка справки Министерства обороны РФ, как правило, включает следующие элементы:

1. Угловой штамп воинской части — размещается в левом верхнем углу․ Содержит наименование воинской части (учреждения), её почтовый адрес, при необходимости — номер телефона․
2. Наименование вида документа — слово «СПРАВКА» пишется прописными буквами по центру, ниже углового штампа․
3. Дата и регистрационный номер — проставляются при регистрации документа (обычно слева под штампом или под заголовком)․
4. Гриф ограничения доступа, если справка содержит сведения ограниченного распространения, проставляется отметка «Для служебного пользования»․

Образец шапки справки (форма № 5)

Форма № 5 выдаётся военнослужащим и подтверждает факт прохождения военной службы․ Шапка оформляется следующим образом:

МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
войсковая часть *
адрес: 6, г․ М, ул․ Л*, д․

СПРАВКА

«___» __________ 20___ г․     № ______

Выдана сержанту Иванову* Ивану* Ивановичу в том, что он проходит военную службу в войсковой части ․

Выдана для представления по месту требования․

Командир войсковой части     ____________ /И․И․ Петров*/

Образец шапки справки (форма № 9)

Форма № 9 выдаётся военнослужащим, проходящим службу по контракту, и содержит сведения о членах семьи:

Угловой штамп воинской части

СПРАВКА

Выдана старшему лейтенанту Сидорову* Пётру* Сергеевичу в том, что он проходит военную службу по контракту в Вооружённых Силах Российской Федерации․

В его личном деле записаны: жена — Сидорова Анна* Ивановна, ․*․19* г․ р․; сын — Сидоров Максим* Петрович, ․․20 г․ р․

Выдана для представления ______________________․

Командир (начальник) ____________ /П․С․ Сидоров**/

Правила оформления: на что обратить внимание

• Бумага и шрифт․ Справки оформляются на листах формата А4, как правило, шрифтом Times New Roman, размер 12–14 pt․
• Подпись․ Справку подписывает командир (начальник) либо уполномоченное должностное лицо․ Подпись заверяеться гербовой печатью воинской части․
• Формулировки․ Текст должен быть точным, без сокращений и исправлений․ Фамилия, имя, отчество и воинское звание указываются полностью․
• Назначение․ Обязательно указывается, для представления в какое учреждение выдаётся справка (либо «по месту требования»)․
• Регистрация․ Документ регистрируется в журнале учёта исходящей документации воинской части․

Типичные ошибки при оформлении

• отсутствие углового штампа или печати;
• неполное указание воинского звания и ФИО;
• отсутствие даты и регистрационного номера;
• исправления и помарки в тексте;
• подпись лица, не имеющего соответствующих полномочий․

Правильно оформленная шапка справки — это гарантия того, что документ будет принят в любом государственном или ином учреждении без дополнительных вопросов․ При оформлении следует строго руководствоваться Приказом Министра обороны РФ № 170 и установленными формами․ Актуальные образцы форм можно найти в приложениях к указанному приказу на официальных правовых порталах․