Общее собрание членов садоводческого некоммерческого товарищества (СНТ), высший орган управления товариществом. От того, насколько грамотно оно организовано и проведено, зависит законность принимаемых решений. Одной из ключевых фигур на собрании является секретарь, человек, отвечающий за документальное оформление всего происходящего. В этой статье подробно разберём, кто может быть секретарём, как он избирается и какие обязанности выполняет.

Правовая основа: что говорит закон

Основным нормативным актом, регулирующим деятельность СНТ, является Федеральный закон № 217-ФЗ от г. «О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд…» (вступил в силу с г., заменив ФЗ-66 от 15.04.98 г;).

Прямое указание на необходимость избрания секретаря содержится в статье 10 закона, посвящённой учредительному собранию:

• перед голосованием по вопросу учреждения товарищества участники собрания обязаны простым большинством голосов избрать председательствующего и секретаря собрания (ч. 2 ст. 10);
• протокол собрания подписывается председательствующим, секретарём собрания и учредителями (ч. 3 ст. 10).

Кроме того, пункт 20 части 1 статьи 17 ФЗ-217 относит к компетенции общего собрания членов товарищества избрание председательствующего на общем собрании. Хотя в отношении очередных собраний закон прямо не требует избрания секретаря, сложившаяся практика и требования к оформлению протоколов делают эту фигуру фактически обязательной: протокол должен вестись и подписываться, а значит, нужен человек, ответственный за его составление.

Кто может быть секретарём собрания

Секретарём общего собрания может быть избран:

• член товарищества;
• член правления СНТ;
• иное лицо, если это не противоречит уставу товарищества.

Главные требования к кандидатуре — грамотность, внимательность, умение быстро фиксировать ход обсуждения и нейтральность: секретарь не должен искажать содержание выступлений и итогов голосования.

Как избирается секретарь

Процедура избрания, как правило, выглядит следующим образом:

1. В начале собрания, после подтверждения кворума, председательствующий (или организатор собрания) предлагает участникам избрать секретаря.
2. Участники вносят кандидатуры.
3. Проводится открытое голосование; секретарём считается избранным кандидат, набравший простое большинство голосов присутствующих.
4. Факт избрания секретаря фиксируется в протоколе собрания.

Основные обязанности секретаря собрания

Подготовительный этап (до собрания)

• помощь в подготовке списков членов товарищества и приглашённых лиц;
• участие в подготовке повестки дня, бланков для голосования, реестров;
• подготовка формы протокола и необходимых материалов по вопросам повестки.

Регистрация участников

• ведение регистрационного листа: фиксация фамилий, номеров участков, подписей прибывших;
• проверка доверенностей, если участники действуют через представителей;
• подсчёт присутствующих и установление кворума (по закону решения общего собрания правомочны при наличии не менее 50% голосов членов товарищества или их представителей, а по отдельным вопросам — не менее 2/3).

Ведение протокола в ходе собрания

Это главная обязанность секретаря. В протоколе фиксируются:

• дата, место и время проведения собрания;
• сведения о председательствующем и секретаре;
• количество присутствующих членов товарищества, наличие кворума;
• повестка дня;
• краткое содержание выступлений и обсуждений;
• формулировки вопросов, поставленных на голосование;
• результаты голосования по каждому вопросу («за», «против», «воздержались»);
• принятые решения.

Подсчёт голосов

Секретарь, как правило, входит в счётную комиссию (или выполняет её функции): подсчитывает голоса, фиксирует результаты и оглашает их совместно с председательствующим.

Оформление итоговых документов после собрания

• окончательное оформление протокола в течение установленного уставом срока;
• подписание протокола совместно с председательствующим;
• передача протокола председателю товарищества для хранения;
• при необходимости — подготовка выписок из протокола для членов товарищества, банков, регистрирующих органов.

Ответственность секретаря

Протокол общего собрания — главный документ, подтверждающий законность решений товарищества. Ошибки или недостоверные сведения в протоколе могут стать основанием для отмены решений собрания в судебном порядке. Поэтому секретарь обязан:

• фиксировать только достоверные сведения;
• не допускать исправлений и подчисток без надлежащего оформления;
• обеспечивать сохранность материалов собрания (регистрационных листов, бюллетеней, доверенностей).

Практические рекомендации секретарю

1. Заранее подготовьте шаблон протокола — это ускорит работу во время собрания.
2. При возможности ведите аудиозапись заседания (с уведомлением участников) — это поможет при оформлении протокола.
3. Фиксируйте результаты голосования сразу, до перехода к следующему вопросу.
4. Проверяйте правильность формулировок решений, они должны быть ясными и однозначными.
5. Храните все материалы собрания вместе с протоколом.

Секретарь общего собрания членов СНТ — не формальная, а весьма ответственная должность; Именно от его работы зависит юридическая сила принятых решений: грамотно составленный и подписанный протокол защищает товарищество от споров и оспаривания решений в суде. Поэтому к выбору секретаря и к выполнению им своих обязанностей следует относиться со всей серьёзностью, строго соблюдая требования ФЗ-217 и устава товарищества.