Личное дело военнослужащего и гражданского персонала Министерства обороны Российской Федерации — это основной учётный документ, в котором систематизируются сведения о человеке на протяжении всего периода его службы или работы. Правильное оформление и ведение личного дела имеет ключевое значение для кадрового учёта, назначения на должности, присвоения званий, расчёта выслуги лет и решения социальных вопросов.

Нормативная база

Ведение личных дел в системе МО РФ регулируется рядом документов:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Указы Президента РФ, определяющие порядок прохождения военной службы;
• приказы Министра обороны РФ, регламентирующие организацию кадровой работы;
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ Минкультуры России от № 526).

Состав личного дела

В личное дело, как правило, подшиваются следующие документы:

1. Учётно-послужная карточка — основной документ, отражающий биографические данные, сведения о семье, образовании, прохождении службы, присвоении званий, награждениях и поощрениях.
2. Автобиография, написанная собственноручно.
3. Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт, военный билет).
4. Копии документов об образовании и квалификации.
5. Документы о семейном положении, копии свидетельств о браке, рождении детей.
6. Аттестационные листы и заключения по итогам служебной деятельности.
7. Медицинские документы (в установленном порядке, с соблюдением врачебной тайны).
8. Копии приказов о назначении на должность, присвоении званий, поощрениях и взысканиях.
9. Документы о допуске к государственной тайне (при наличии).
10. Согласие на обработку персональных данных.

Правила оформления

При формировании личного дела следует соблюдать общие архивные требования:

• в один том подшивается не более 250 листов (п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры № 526); при превышении объёма открывается новый том;
• каждый поступающий документ фиксируется во внутренней описи дела с указанием даты, наименования документа и количества листов;
• листы дела нумеруются, документы располагаются в хронологическом порядке;
• на обложке указываются наименование органа, фамилия, имя, отчество (в установленном порядке), дата заведения дела и срок хранения;
• запрещается подшивать документы, не связанные со служебной деятельностью человека.

Защита персональных данных

Личные дела содержат персональные данные, поэтому доступ к ним строго ограничен. Ознакомление допускается только для уполномоченных должностных лиц кадровых органов. Хранение осуществляется в сейфах или специально оборудованных помещениях. Передача сведений третьим лицам возможна только в случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Сроки хранения и уничтожение

Личные дела хранятся в течение сроков, установленных архивным законодательством (как правило, 75 лет для документов по личному составу). После истечения срока хранения дела подлежат экспертизе ценности: часть передаётся в государственные архивы, остальные уничтожаются по акту комиссии.

Грамотное оформление личного дела в структурах Министерства обороны РФ — это не формальность, а важный элемент кадровой работы, обеспечивающий законность решений в отношении военнослужащих и гражданского персонала. Соблюдение требований к составу документов, порядку подшивки, учёту и хранению позволяет избежать ошибок при назначениях, расчёте выслуги и защите прав военнослужащих.

Статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обращаться в кадровые органы по месту службы и руководствоваться действующими нормативными актами.