Электронный документооборот (ЭДО) в системе СБИС (Saby), удобный инструмент для обмена юридически значимыми документами с контрагентами, сотрудниками и государственными органами. Однако в ряде случаев у компании возникает необходимость отключить документооборот: полностью отказаться от услуг оператора, прекратить обмен с конкретным контрагентом, аннулировать отдельные документы или заблокировать прием документов от нежелательных отправителей. В этой статье разберем все сценарии отключения ЭДО в СБИС.
В каких случаях требуется отключение ЭДО
- Компания переходит к другому оператору электронного документооборота;
- Организация прекращает деятельность или ликвидируется;
- Нужно прекратить обмен документами с конкретным контрагентом;
- Требуется запретить прием документов от недобросовестных партнеров (например, если поставщик постоянно срывает сроки поставки);
- Необходимо аннулировать уже подписанный документ;
- Компания временно приостанавливает использование сервиса для экономии на тарифе.
Аннулирование отдельного документа
Если документ уже подписан, но по каким-то причинам его нужно отменить (ошибка в реквизитах, изменение условий сделки), выполните следующие шаги:
- Откройте нужный документ в разделе документооборота.
- Перейдите в дополнительное меню документа.
- Выберите пункт «Аннулировать».
- В поле «Комментарий» укажите причину аннулирования и подтвердите действие.
- СБИС сформирует соглашение об аннулировании, подпишет его вашей электронной подписью и направит контрагенту.
Контрагент получит уведомление и должен будет подтвердить аннулирование со своей стороны. После этого документ теряет юридическую силу.
Запрет на получение документов от контрагентов
В Saby можно ограничить прием документов от нежелательных отправителей, не отключая ЭДО полностью:
- Перейдите в раздел настроек электронного документооборота.
- Найдите нужного контрагента в списке.
- Установите запрет на получение документов от данной организации.
После этого документы от заблокированного контрагента не будут поступать в вашу систему, а отправитель получит соответствующее уведомление.
Полное отключение документооборота и расторжение договора с оператором
Если требуется полностью отказаться от ЭДО в СБИС, последовательность действий будет следующей:
Шаг 1. Завершите текущие обмены
Убедитесь, что все отправленные документы подписаны контрагентами, а входящие — обработаны. Аннулируйте или завершите «зависшие» документы, чтобы избежать спорных ситуаций.
Шаг 2. Сохраните архив документов
Перед отключением выгрузите все электронные документы и подтверждения их подписания. Это важно для налоговых проверок и возможных судебных споров — срок хранения электронных документов установлен законодательством.
Шаг 3. Уведомите контрагентов
Сообщите партнерам о прекращении электронного обмена и согласуйте переход на бумажный документооборот или другого оператора ЭДО. Если вы переходите к другому оператору, проверьте наличие роуминга, СБИС поддерживает роуминг со всеми популярными операторами ЭДО.
Шаг 4. Обратитесь в поддержку или к менеджеру
Направьте заявку на расторжение договора с оператором ЭДО (компания «Тензор»). Уточните условия расторжения, возможный возврат средств по тарифу и порядок отзыва электронной подписи, если она выпускалась через УЦ Тензор.
Шаг 5. Отключите программные компоненты
После расторжения договора можно удалить с рабочих мест СБИС Плагин, а при необходимости — СКЗИ (КриптоПро) и сертификаты, если они не используются для других целей.
Важные нюансы
- Юридическая значимость сохраняется. Документы, подписанные электронной подписью до отключения ЭДО, остаются действительными.
- Хранение документов. Даже после отключения сервиса вы обязаны хранить электронные документы установленный срок, позаботьтесь об архиве заранее.
- Отчетность в ФНС. Отключение ЭДО с контрагентами не отменяет обязанности сдавать электронную отчетность — проверьте, какие сервисы остаются активными.
- Интеграция с 1С. Если документооборот велся через модуль интеграции СБИС с 1С, отключите и его, чтобы избежать ошибок синхронизации.
Отключение документооборота в СБИС — процедура несложная, но требующая внимательности. Главное, завершить все незакрытые обмены, сохранить архив документов, предупредить контрагентов и корректно расторгнуть договор с оператором. Если же полный отказ от ЭДО не требуется, используйте гибкие инструменты Saby: аннулирование отдельных документов и блокировку нежелательных отправителей. При возникновении вопросов обращайтесь в службу поддержки СБИС — специалисты помогут провести отключение без потери данных и юридических рисков.