Общие сведения
Перечень документов с указанием сроков хранения — это основной нормативный документ‚ который используется при определении сроков хранения‚ отборе документов на хранение и уничтожение‚ а также при подготовке сформированных дел‚ подлежащих сдаче в архивы для длительного хранения. В системе Министерства обороны Российской Федерации действует собственная нормативная база‚ регулирующая архивное дело и делопроизводство.
Нормативно-правовая основа
Работа с документами в Вооруженных Силах РФ строится на основании следующих ключевых документов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий общие принципы хранения и учета архивных документов;
- Приказ Министра обороны РФ от № 200 «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации»;
- Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ‚ утвержденная Министром обороны РФ 19 августа 2009 г. № 205/2/588;
- Приказ Министра обороны РФ от 2017 г. № 170 — об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности;
- Приказ Росархива от № 236 — Перечень типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в процессе деятельности государственных органов;
- Приказ Минобороны России от № 700 — регулирует вопросы воинского учета‚ включая сроки хранения учетных карточек.
Основные принципы организации хранения документов
Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела‚ которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания документов. Порядок учета и хранения документов в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ.
Ключевое правило передачи документов в архивы формулируется следующим образом:
Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и организациях 3 года‚ после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
Категории документов и сроки их хранения
Документы по личному составу
Директивами Министерства обороны РФ четко определены сроки хранения воинских документов призывников и личного состава различных подразделений. К ним относятся:
- личные дела военнослужащих;
- учетно-послужные карточки;
- документы призывников;
- служебные карточки и учетные формы.
Документы по личному составу‚ как правило‚ относятся к категории длительного хранения — 75 лет‚ поскольку они служат основанием для подтверждения воинской службы‚ назначения пенсий и предоставления льгот.
Документы воинского учета
В отношении учетных карточек граждан‚ снятых с воинского учета‚ применяются сроки хранения‚ установленные Приказом Минобороны России от № 700: такие карточки хранятся до очередной сверки воинского учета.
Управленческая и организационно-распорядительная документация
В соответствии с Перечнем Росархива (приказ от № 236) типовые управленческие документы имеют различные сроки хранения:
- приказы по основной деятельности — постоянно;
- приказы по личному составу — 75 лет;
- приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет;
- переписка служебная — от 1 года до 5 лет в зависимости от значимости;
- журналы учета и регистрации — от 3 до 5 лет.
Финансовая и бухгалтерская документация
- годовые бухгалтерские отчеты, постоянно;
- квартальные и месячные отчеты — 5 лет;
- первичные учетные документы — 5 лет;
- лицевые счета работников, 75 лет.
Документы‚ содержащие государственную тайну
Проекты документов‚ содержащие сведения‚ составляющие государственную тайну‚ оформляются с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации в области защиты государственной тайны. Их учет‚ хранение и уничтожение осуществляются по специальным правилам секретного делопроизводства.
Порядок отбора документов на хранение и уничтожение
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при проведении экспертизы ценности документов. Процедура включает следующие этапы:
- Формирование дел — исполненные документы подшиваются в дела по номенклатуре;
- Экспертиза ценности, определение сроков хранения на основании перечня;
- Оформление дел — подготовка описей для дел длительного хранения;
- Передача в архив — дела со сроком хранения 10 лет и более после 3 лет хранения в части передаются в архивы;
- Уничтожение — документы с истекшими сроками хранения‚ не обладающие ценностью‚ уничтожаются по актам.
Ответственность за соблюдение сроков хранения
Руководители воинских частей‚ учреждений и организаций Минобороны несут персональную ответственность за сохранность документов‚ соблюдение установленных сроков хранения и своевременную передачу дел в архивы. Нарушение правил архивного дела может повлечь дисциплинарную‚ а в отдельных случаях — административную ответственность.
Перечень документов со сроками хранения Министерства обороны РФ является фундаментальным инструментом организации архивного дела в Вооруженных Силах. Его применение обеспечивает сохранность документов по личному составу‚ необходимых для защиты прав военнослужащих и ветеранов‚ упорядочивает документооборот и гарантирует выполнение требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Актуальные редакции перечней и приказов доступны в официальных базах данных опубликованных документов Министерства обороны РФ.