В деловой практике нередко возникает ситуация‚ когда одна из сторон договора обращается к контрагенту с просьбой снизить цену на товары‚ работы или услуги. Однако далеко не всегда вторая сторона может или хочет пойти навстречу. В таком случае грамотно составленное письмо-отказ позволяет сохранить деловые отношения и при этом защитить экономические интересы компании.
Когда составляется письмо-отказ
Письмо с отказом на снижение цены направляется в ответ на официальное обращение контрагента. Типичные ситуации:
- заказчик просит снизить цену контракта после несостоявшегося аукциона‚ где поставщик был единственным участником;
- покупатель ссылается на общее снижение рыночных цен и требует пересмотра условий договора;
- арендатор просит уменьшить арендную плату;
- заказчик в рамках исполнения государственного или муниципального контракта предлагает уменьшить цену.
Общие правила составления
Письмо-отказ оформляется на фирменном бланке организации и должно содержать:
- Реквизиты сторон — наименование и адрес отправителя и получателя.
- Ссылку на входящее письмо — дата и номер обращения контрагента с просьбой о снижении цены.
- Ссылку на договор — номер и дата договора‚ по которому поступило предложение.
- Мотивированный отказ — четкое и вежливое обоснование невозможности снижения цены.
- Подпись — руководителя организации или уполномоченного лица.
Как обосновать отказ
Отказ должен быть аргументированным. В качестве обоснования можно указать:
- экономическую нецелесообразность снижения цены;
- рост закупочных цен на сырье‚ материалы‚ комплектующие;
- увеличение затрат на логистику‚ энергоресурсы‚ оплату труда;
- соответствие цены условиям договора и результатам торгов;
- тот факт‚ что цена уже является минимально возможной и сформирована с учетом интересов заказчика;
- невозможность изменения цены контракта в силу законодательства (например‚ ограничения по 44-ФЗ и 223-ФЗ).
Образец письма
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
ИНН 77* 01‚ ОГРН 11577
Адрес: 123 ‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1
Тел.: +7 (495) —
Исх. № 45- от
Генеральному директору
ООО «Партнер»
Иванову И.И.
О невозможности снижения цены по договору
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше письмо от № 12- о снижении цены по договору поставки от № 78- сообщаем следующее.
Цена договора сформирована на основании проведенного анализа рыночной конъюнктуры и является минимально возможной для нашей организации. В текущем периоде наблюдается рост закупочных цен на сырье и материалы‚ а также увеличение транспортных расходов‚ что не позволяет нам пересмотреть стоимость в сторону уменьшения без ущерба для качества поставляемой продукции.
В связи с изложенным вынуждены отклонить Ваше предложение о снижении цены договора ввиду его экономической нецелесообразности для нашей организации.
Со своей стороны готовы рассмотреть альтернативные варианты сотрудничества‚ в т.ч. изменение графика поставок или предоставление отсрочки платежа.
Надеемся на Ваше понимание и продолжение взаимовыгодного сотрудничества.
С уважением‚
Генеральный директор ООО «Вектор» ____________ /Петров П.П.*/
Практические рекомендации
- Соблюдайте деловой тон. Отказ не должен звучать категорично и грубо, важно сохранить отношения с контрагентом.
- Отвечайте в срок. Если в договоре или во входящем письме установлен срок для ответа‚ его необходимо соблюсти.
- Направляйте письмо надлежащим способом. Рекомендуется отправка заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес‚ указанный в договоре‚ либо через ЭДО — это подтвердит факт получения.
- Предложите альтернативу. Возможность компромисса (скидка на следующий заказ‚ изменение условий оплаты) смягчает отказ.
- Проверьте условия договора. В некоторых договорах предусмотрен особый порядок изменения цены — отказ не должен противоречить его условиям.
Письмо с отказом на снижение цены, это официальный деловой документ‚ который должен быть вежливым‚ аргументированным и юридически корректным. Грамотно составленный отказ позволяет защитить экономические интересы компании и при этом сохранить партнерские отношения с контрагентом.