Для заказчиков, совокупный годовой объём закупок (СГОЗ) которых превышает 100 миллионов рублей, наличие контрактной службы и утверждённого Положения о ней — прямая обязанность, установленная статьёй 38 Федерального закона № 44-ФЗ․ Это не просто внутренний регламент, а ключевой документ, определяющий, кто и как в организации выполняет весь цикл закупок: от планирования до приёмки товаров, работ и услуг․

Правовая основа

При разработке Положения о контрактной службе в 2025 году необходимо опираться на следующие документы:

• Статья 38 Закона № 44-ФЗ — основные требования к созданию и функционированию контрактной службы;
• Приказ Минфина России от № 158н — Типовое положение (регламент) о контрактной службе, базовая структура для разработки;
• Статья 34 Закона № 44-ФЗ — условия, которые должны быть отражены в контрактах;
• Статья 103 Закона № 44-ФЗ — порядок ведения реестра контрактов․

Важно: ранее действовавшее типовое положение, утверждённое приказом Минэкономразвития России от № 631, утратило силу․ Сейчас необходимо руководствоваться Положением, утверждённым приказом Минфина России № 158н․

Кто обязан создавать контрактную службу

Контрактная служба создаётся, если СГОЗ заказчика превышает 100 млн рублей․ При меньшем объёме заказчик вправе выбрать один из вариантов:

1. создать контрактную службу (в т․ч․ из нескольких человек);
2. назначить единственного контрактного управляющего, на которого возлагаются все функции и полномочия по закупкам․

Контрактная служба может быть оформлена как обособленное структурное подразделение (отдел закупок) либо как служба без выделения отдельного подразделения — из работников, выполняющих закупочные функции наряду с основными обязанностями․ Форма создания закрепляется приказом руководителя․

Функции Положения о контрактной службе

Грамотно составленное Положение выполняет несколько ключевых задач:

• устанавливает круг задач и полномочий сотрудников, участвующих в закупках;
• регламентирует порядок взаимодействия работников контрактной службы между собой и с другими подразделениями;
• снижает риски организационных и правовых ошибок, чётко разграничивая ответственность;
• формирует основу для внутреннего контроля закупочной деятельности;
• служит защитой от претензий контролирующих органов (ФАС, финансовых органов, казначейства)․

Типовая структура Положения (образец 2025)

На основании Типового положения № 158н документ рекомендуется строить по следующей структуре:

Раздел 1․ Общие положения

• нормативная база (44-ФЗ, приказ № 158н, локальные акты);
• статус контрактной службы, порядок её создания и ликвидации;
• подчинённость службы и порядок назначения руководителя․

Раздел 2․ Задачи и функции контрактной службы

• разработка плана-графика закупок и внесение в него изменений;
• подготовка и размещение извещений, документации о закупках;
• подготовка проектов контрактов и их заключение;
• участие в приёмке результатов закупок, организация экспертизы;
• ведение реестра контрактов;
• подготовка отчётности (в т․ч․ по СМП, СОНКО);
• взаимодействие с контролирующими органами, участие в рассмотрении жалоб․

Раздел 3․ Права и обязанности работников

Закрепляются права на запрос информации от подразделений, участие в совещаниях, а также обязанности по соблюдению законодательства о контрактной системе․

Раздел 4․ Распределение полномочий

Один из важнейших разделов: в нём персонально (по должностям) закрепляется, кто отвечает за планирование, кто — за проведение закупок, кто — за исполнение и приёмку контрактов․ Рекомендуется оформить в виде таблицы․

Раздел 5․ Взаимодействие с другими подразделениями

Описывается порядок получения заявок на закупку от структурных подразделений, сроки и формы документооборота․

Раздел 6․ Ответственность работников

Указываются виды ответственности за нарушение законодательства о контрактной системе и локальных актов․

Раздел 7․ Заключительные положения

Порядок внесения изменений, срок действия документа․

Порядок утверждения

1. Проект Положения разрабатывается на основе Типового положения № 158н с учётом специфики заказчика․
2. Документ согласовывается с юридической службой и заинтересованными подразделениями․
3. Положение утверждается приказом руководителя, которым одновременно устанавливается форма создания службы (обособленное подразделение или без такового)․
4. С Положением под подпись знакомятся все работники, наделённые закупочными полномочиями․

Практические рекомендации

• Не копируйте типовую форму механически — адаптируйте её под реальные бизнес-процессы организации․
• Чётко разграничьте полномочия: при проверках контролёры сопоставляют Положение с фактическим распределением обязанностей․
• Актуализируйте документ при изменении законодательства, структуры организации или объёмов закупок․
• Помните о требованиях к квалификации: работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч․ 6 ст․ 38 Закона № 44-ФЗ)․

Положение о контрактной службе — обязательный и стратегически важный документ для заказчиков с СГОЗ свыше 100 млн рублей․ Разработанное на основе Типового положения № 158н и адаптированное под реальные процессы организации, оно обеспечивает законность закупочной деятельности, прозрачное распределение ответственности и защиту от претензий контролирующих органов в 2025 году и далее․