Документооборот в воинской части — это строго регламентированный процесс, обеспечивающий учёт, хранение и движение служебной документации․ Правильная регистрация документов позволяет поддерживать порядок в делопроизводстве, обеспечивать сохранность сведений и оперативный доступ к необходимой информации․
Общие положения
Регистрация документов в воинской части осуществляется в соответствии с требованиями нормативных актов, регламентирующих ведение воинского делопроизводства․ Основные задачи регистрации:
- учёт поступающей и отправляемой корреспонденции;
- контроль сроков исполнения документов;
- обеспечение сохранности документов и защита сведений ограниченного распространения;
- формирование дел для последующего хранения и архивирования․
Кто занимается регистрацией
Регистрацией документов занимается секретная часть (канцелярия) воинской части либо уполномоченное должностное лицо, назначенное приказом командира․ Все документы, содержащие сведения ограниченного распространения, обрабатываются только лицами, допущенными к соответствующей информации в установленном порядке․
Порядок регистрации входящих документов
Поступившие в воинскую часть документы проходят следующие этапы обработки:
- Приём и первичная обработка․ Проверяется правильность адресования, целостность упаковки, наличие приложений․
- Регистрация․ Документу присваивается регистрационный номер, сведения о нём вносятся в журнал регистрации (книгу учёта) или в автоматизированную систему делопроизводства․ Указываются: дата поступления, исходящий номер и дата документа, отправитель, краткое содержание․
- Рассмотрение командованием․ Документ передаётся командиру части или уполномоченному должностному лицу для резолюции․
- Передача исполнителю․ На основании резолюции документ направляется конкретному исполнителю с указанием срока исполнения․
- Контроль исполнения․ Секретная часть отслеживает сроки и отмечает исполнение в регистрационной форме․
Порядок регистрации исходящих документов
Документы, подготовленные в воинской части для отправки, регистрируются после подписания должностным лицом․ При этом:
- документу присваивается исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел;
- сведения вносятся в журнал учёта исходящей корреспонденции;
- второй экземпляр (копия) подшивается в соответствующее дело;
- отправка осуществляется способом, предусмотренным для данной категории документов (фельдъегерская связь, военная почта, курьерская доставка)․
Регистрация внутренних документов
К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, рапорты, акты, служебные записки․ Приказы по воинской части регистрируются отдельно по группам (по основной деятельности, по личному составу, по хозяйственной части) с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года․
Особенности работы с документами ограниченного распространения
Документы с грифом ограничения доступа регистрируются в отдельных журналах, хранятся в специально оборудованных помещениях (сейфах, металлических шкафах)․ Выдача таких документов производится под расписку, а их копирование допускается только с разрешения уполномоченного должностного лица․
Хранение и архивирование
Зарегистрированные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел воинской части․ По окончании календарного года дела закрываются, оформляются и передаются на хранение в архив части, а по истечении установленных сроков — в центральные архивы Министерства обороны Российской Федерации․
Чёткое соблюдение порядка регистрации документов в воинской части — важное условие организованного делопроизводства, контроля исполнения распоряжений командования и сохранности служебной информации․ Ответственность за организацию этого процесса несёт командир воинской части, а непосредственное исполнение возлагается на секретную часть и уполномоченных должностных лиц․