Организация работы со служебной корреспонденцией в Вооруженных Силах Российской Федерации регламентируется основным нормативным документом — Инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной Приказом Министра обороны РФ от № 170. Данный документ определяет единые правила приема, регистрации, учета, перемещения, хранения и отправки служебных документов во всех органах военного управления, воинских частях и организациях ВС РФ.

Нормативная правовая база

• Приказ Минобороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изм. и доп.).
• Внутренние уставы Вооруженных Сил РФ (Устав внутренней службы).
• Документы, регулирующие работу с гостайной и конфиденциальной информацией.
• Локальные нормативные акты конкретного органа управления / воинской части (Инструкция по делопроизводству в части, Положение об экспедиции/канцелярии).

Структура и функции помещения экспедиции (канцелярии)

Экспедиция (канцелярия) — это структурное подразделение органа военного управления или воинской части, обеспечивающее документооборот. Работает под руководством начальника управления делами (начальника канцелярии).

Основные функциональные зоны:

1. Окно/место приема входящей корреспонденции (для курьеров, почты, личной сдачи).
2. Место первичной обработки и регистрации (рабочие места регистраторов/делопроизводителей).
3. Зона подготовки исходящей корреспонденции к отправке (сборка, упаковка, взвешивание, франкирование).
4. Архив текущих дел / временное хранение (до передачи в дело или отправки).
5. Серверная / АРМ систем электронного документооборота (СЭД) (при наличии).

Примечание: Конкретные номера помещений, внутренние телефоны и ФИО должностных лиц, ответственных за прием, являются служебной информацией. В открытых источниках они указываются частично, например: каб. , тел. 8—-, отв. лицо — и.о. нач. канцелярии п/п …

Порядок сдачи ВХОДЯЩЕЙ корреспонденции

Сдача корреспонденции в экспедицию производится в установленные регламентом рабочие часы (обычно с :* до : в будни, с учетом перерыва).

Лица, имеющие право на сдачу:

• Курьеры связи (военной, ведомственной, ФГУП «Почта России»).
• Должностные лица, направившие документ от своего имени или имени руководителя.
• Уполномоченные представители подчиненных организаций/подразделений.

Требования к оформлению входящих документов:

• Документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции № 170 (наличие реквизитов: наименование организации, дата, регистрационный номер отправителя, подпись руководителя, печать при необходимости).
• Наличие перечня вложений (если приложения есть).
• Отметка о грифе секретности (если применимо) и способе доставки.
• Корреспонденция с грифом «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования» сдается только лично адресату или уполномоченному лицу по росписи в специальном журнале/ведомости.

Процедура приема регистратором:

1. Внешний осмотр: проверка целостности конверта/упаковки, наличия пломб/переплеточных лент, соответствия адресата.
2. Раскрытие (для несекретной корреспонденции): извлечение документов, сверка с перечнем вложений.
3. Простановка штампа/печатки приема: с указанием даты и времени поступления (если предусмотрено локальным актом).
4. Регистрация в журнале учета входящей корреспонденции / СЭД: присвоение регистрационного номера, ввод даты поступления, краткого содержания, ФИО сдавшего, способа доставки.
5. Маршрутизация: передача на рассмотрение руководителю или исполнителю (через систему СЭД или бумажным путем в сопроводительном листе/деле).

Порядок сдачи ИСХОДЯЩЕЙ корреспонденции

Исходящая корреспонденция сдается в экспедицию после подписания руководителем (или уполномоченным лицом) и согласования (при необходимости).

Подготовка пакета документов исполнителем/делопроизводителем:

• Оригинал документа для отправки (подписанный, заверенный печатью при необходимости).
• Копия для дела (если ведется бумажный делопроизводство).
• Вложения (приложения) в указанном в документе порядке.
• Заявка на отправку (маршрутный лист/поручительное) — внутренний документ, где указываются: адресат (полный наименование, индекс, адрес *), способ отправки (курьерская связь, ПОЧТА РФ, СЭД, факс, спецсвязь), срок доставки, гриф секретности, необходимость уведомления о вручении/возврате.

Действия экспедитора при приеме исходящей корреспонденции:

1. Проверка полного пакета документов и корректности заполнения заявки на отправку.
2. Регистрация в журнале учета исходящей корреспонденции / СЭД (присвоение исходящего номера и даты).
3. Нанесение на оригинал документа реквизита «Исх. № … от …».
4. Подготовка к отправке: конвертирование, упаковка, пломбирование (для секретной/ценной корреспонденции), франкирование/оплата почтовой пошлины.
5. Передача курьеру связи / сдача в почтовое отделение / передача в СЭД / передаче по спецканалам связи.
6. Фиксация факта отправки (роспись курьера в журнале/ведомости, получение квитанции почты, лог СЭД).

Особенности работы с Системой Электронного Документооборота (СЭД Минобороны)

В соответствии с п. 1 Инструкции № 170, документооборот ведется в смешанном виде (бумажный и электронный) с переходом на преимущественно электронный.

• Входящие эл. документы: попадают во «Входящие» оператора СЭД, автоматически регистрируются (или регистрируются делопроизводителем), распределяются по исполнителям электронно.
• Исходящие эл. документы: формируются в СЭД, подписываются ЭП (электронной подписью) руководителя, отправляются адресату через контуры СЭД (Минобороны, Госорганов, ВПК и т.д.).
• Дублирование: По решению руководителя или по требованию адресата документы могут дублироваться бумажным носителем.

Работа с корреспонденцией, содержащей гостайну (Грифы: «Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»)

Сдача и получение такой корреспонденции осуществляется исключительно в помещении, оборудованном для работы с гостайной (каб. *), лицу, допущенному к гостайне соответствующего уровня, по личной росписи в Журнале учета секретной корреспонденции (формы установлены ведомственными актами).

• Запрещается передача секретной корреспонденции через посторонних лиц, не имеющих допуска.
• Запрещается оставление секретной корреспонденции без присмотра на столе регистратора/в входящих ящиках СЭД без защиты.
• Отправка осуществляется только спецсвязью, военной курьерской связью или уполномоченными курьерами с соответствующими полномочиями и документами (путевой лист, доверенность).

Контроль за движением корреспонденции и сроками

• Контрольные сроки регистрации: входящая корреспонденция подлежит регистрации в день поступления (для срочных — немедленно).
• Контроль исполнения: экспедиция (канцелярия) ведет контроль за сроками исполнения поручений и ответов на входящие документы (через СЭД или контрольные карточки/журналы).
• Еженедельные/ежедневные отчеты: начальник канцелярии докладывает руководителю органа/части о состоянии документооборота, просроченных документах, недополученных ответах.

Частые ошибки при сдаче корреспонденции (чтобы избежать возврата)

1. Отсутствие подписи руководителя или лица, его замещающего, на исходящем документе.
2. Несоответствие адресата на конверте и в тексте документа / неполный адрес (без индекса, кода ОКПО/КПП при необходимости).
3. Отсутствие перечня вложений при их наличии в тексте документа.
4. Сдача корреспонденции с грифом секретности в общий поток (через окно общего приема) без оформления в журнале секретной корреспонденции.
5. Несвоевременная сдача (после окончания приемных часов) срочных документов без предварительной договоренности с дежурным делопроизводителем.

Режим работы и контакты (пример заполнения по шаблону)

Точные реквизиты конкретной экспедиции уточняются по внутренним телефонным справочникам или на информационных стендах в помещении органа управления/войсковой части.

Параметр	Значение (пример маскировки)
Адрес местонахождения органа/части	г. , ул. , д. , корп. , каб. *
Режим работы приемной экспедиции	Пн-Пт: : – : (перерыв : –
Внутренний телефон регистратора (вх.)	*— / *—
Внутренний телефон экспедитора (исх.)	*—
Ответственное лицо (Нач. канцелярии / Нач. упр. делами)	звание Ф.И.О. (частично: .. )
Эл. адрес для СЭД (орг. идентификатор)	@mil.ru / код организации в СЭД:

Строгое соблюдение порядка сдачи корреспонденции в помещение экспедиции является залогом своевременного документооборота, сохранения государственной и служебной тайны, а также исполнительной дисциплины в Вооруженных Силах РФ. Все военнослужащие и гражданские лица, участвующие в делопроизводстве, обязаны знать положения Инструкции № 170 и локальные акты своей воинской части/органа управления.

Данная статья носит справочный характер и обобщает положения Приказа Минобороны РФ № 170 (Инструкция по делопроизводству). Для решения конкретных вопросов необходимо обращаться к действующим локальным нормативным актам конкретного органа военного управления или воинской части.