Работа приемной экспедиции Генерального штаба Вооруженных Сил РФ (Генштаба ВС РФ) регламентируется строгими нормативными правовыми актами: уставами ВС РФ, Инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ, а также внутренними положениями об экспедиции. Главная задача, обеспечение надежного, своевременного и учетного движения секретной и открытой корреспонденции. Ниже подробно описан алгоритм действий при приеме и передаче документов.

Нормативная база и организация работы

Деятельность экспедиции строится на следующих документах:

• Устав гарнизонной и караульной службы (УГКС ВС РФ) — вопросы режима, дежурств, пропускного режима.
• Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ — единые правила регистрации, учета, хранения и передачи документов.
• Положение об экспедиции (службе делопроизводства) Генерального штаба, локальный акт, определяющий структуру, штатное расписание, права и обязанности сотрудников экспедиции.
• Инструкция по работе с гостайной (при наличии) — для корреспонденции, подлежащей защите в виде гостайны.

Важно: Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть детально прописан в Инструкции по делопроизводству конкретного органа управления. Экспедиция может издавать собственные методические акты, уточняющие отдельные моменты (например, форму реестров, порядок работы с АСУ «Делопроизводство»).

Структура и режим работы приемной экспедиции

В структуре Управления делопроизводства (УДП) или Службы документационного обеспечения Генерального штаба выделяют:

• Приемную экспедицию (группу приема и регистрации) — центральная точка входа всей корреспонденции.
• Экспедицию отправки (экспедиторов) — для оформления исходящей и внутренней корреспонденции.
• Архив/Хранилище номенклатурных дел — для хранения контрольных экземпляров накладных и реестров.

Режим работы: Обычно круглогодично и круглосуточно (в смены). В нерабочее время, выходные и праздничные дни прием корреспонденции обеспечивается дежурным сотрудником экспедиции или ответственным лицом (секретарем руководителя/начальника управления) с последующей передачей документов в Административно-контрольный департамент (АКД) или УДП на следующий рабочий день.

Процедура приема входящей корреспонденции (Вход)

Прием пакетов и конвертов

Работники экспедиции, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты (фельдъегера, курьера, оператора почтовой связи) выполнить следующие действия:

1. Проверка адресации: Соответствие адресата на упаковке фактическому адресату (Генеральный штаб, конкретное управление/департамент).
2. Проверка целостности упаковки: Отсутствие следов вскрытия, повреждений, целостность пломб/переплеточных ленточек, печатей.
3. Сверка реквизитов: Сверка номеров пакетов/конвертов, количества мест с данными, указанными в сопроводительных документах (реестре, описи, разносной книге, накладной).
4. Оформление приема: Разборчивая роспись в приеме пакетов в сопроводительном документе (реестре/накладной) с указанием прописью:
   • Количества принятых мест/пакетов.
   • Даты приема (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Времени приема (ЧЧ:ММ).
   • Личной подписи и расшифровки (Фамилия И.О.).

Вскрытие запечатанных конвертов и пакетов

• Вскрытие производит специалист экспедиции (инспектор по приему) в присутствии лица, доставившего пакет (фельдъегера/курьера).
• При невозможности присутствия курьера (например, сброс в ящик для запечатанной корреспонденции) вскрытие производится комиссией не менее двух человек (начальник смены/экспедиции + специалист) с составлением Акта вскрытия.
• На ящике для приема запечатанной корреспонденции в нерабочее время должно быть указано время выемки.

Первичный учет и регистрация

После вскрытия и извлечения документов:

1. Сортировка: Разделение на секретную (советскую/российскую гостайну, ДСП) и открытую корреспонденцию.
2. Регистрация в АСУ (Автоматизированной системе управления делопроизводством): Внесение карточек документов в подсистемы (например, «Документооборот», «Судебная корреспонденция», «Обращения граждан» и др.). Присвоение регистрационного номера и даты.
3. Формирование реестра передачи: Распечатка реестра (или единого реестра учета входящей корреспонденции) для передачи в адресатские структуры (управления, департаменты, ГУВС и др.). Передача в ГУВС и аналогичные структуры часто осуществляеться через ответственного работника (курирующего офицера/сотрудника общего отдела).

Оформление передачи корреспонденции внутри штаба и на отправку (Выход/Внутренний обмен)

Внутренняя передача (между управлениями/департаментами)

Передача документов из экспедиции в структурные подразделения Генштаба осуществляется:

• По реестрам передачи (формируются в АСУ).
• Под роспись ответственного исполнителя или секретаря управления в журнале передачи (или в электронном журнале АСУ).
• Секретные документы передаются только лицу, имеющему допуск соответствующего уровня и подписавшему роспись в журнале учета гостайны/ДСП.

Отправка корреспонденции за пределы штаба (Исходящая)

Оформление отправки производится экспедитором отправки (или инспектором по отправке) в два этапа:

Этап 1: Подготовка и упаковка

• Проверка комплекта документа (оригинал, копии, приложения).
• Проверка наличия всех подписей, виз, штампов «Исполнено»/«Подписано».
• Упаковка в конверты/пакеты согласно грифу секретности (обычные, заказные, ценные, бандероли, пакеты гостайны).
• Нанесение адреса, номера пакета, даты, грифа «СЕКРЕТНО»/«ДСП»/«ОВ» и т.д.

Этап 2: Оформление накладных и реестров отправки (Критически важный момент)

Согласно установленным правилам, накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах:

1. Первый экземпляр (путевой): Идет вместе с корреспонденцией к адресату (в пакете или как сопроводительный документ к посылке/бандероли).
2. Второй экземпляр (контрольный): Остается в экспедиции. После отправки корреспонденции этот экземпляр возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегера или иного лица, обеспечивающего отправку (подпись, дата, время, печать почтового отделения/фельдъегерской связи).

Возвращенный контрольный экземпляр с отметкой о передаче хранится в номенклатурном деле Управления делопроизводства (подразделения документационного обеспечения) в качестве доказательства факта отправки и сроках.

Особенности работы с различными видами корреспонденции

Ответственность и контроль

• Материальная и dienstовая ответственность: За утрату, разглашение, несвоевременную передачу или неверное оформление корреспонденции несут ответственность специалисты экспедиции, начальник экспедиции и начальник УДП/Службы ДО.
• Контроль сроков: Ежедневный контроль за движением входящей корреспонденции (срок регистрации — день поступления, срок передачи адресату — в установленные регламентом сроки, обычно не позднее следующего рабочего дня).
• Контроль за возвратом контрольных экземпляров накладных: Еженедельная/ежемесячная сверка наличия возвращенных вторых экземпляров накладных с отметками почты/фельдъегерской связи. Поиск не возвращенных (написание служебных записок в почтовые отделения, фельдъегерские пункты).
• Инвентаризация: Периодическая инвентаризация корреспонденции на руках, в пути (по контрольным талонах) и в архиве номерных дел.

Типовые ошибки, которых следует избегать

1. Прием без сверки: Роспись в накладной без сверки номеров пакетов, количества мест и целостности пломб.
2. Отсутствие времени приема: Указание только даты без времени (критично для расчета сроков исполнения).
3. Один экземпляр накладной: Отправка корреспонденции без подготовки второго (контрольного) экземпляра для хранения в деле.
4. Потеря контрольных талонов: Неконтроль возврата второго экземпляра накладной с отметкой почты/фельдъегера.
5. Нарушение режима секретности: Совместная пересылка открытой и секретной корреспонденции в одном пакете без надлежащей упаковки/разделения.
6. Передача без росписи: Вручение документов курьеру/водителю без оформления реестра передачи/разносной книги.

Резюме: Алгоритм «Идеальной передачи»

1. Подготовка: Документ подписан, визирован, скреплен, упакован в конверт/пакет соответствующего типа.
2. Оформление накладной (2 экз.): Заполнены реквизиты: адресат, отправитель, номер/дата документа, гриф секретности, количество мест, вес (для почты).
3. Передача курьеру/фельдъегерю/почте: Сверка пакетов с накладной. Роспись курьера в обоих экземплярах накладной (или в реестре передачи) с указанием даты/времени.
4. Фиксация факта отправки: Один экземпляр накладной уходит с курьером. Второй (с росписью курьера) остается в экспедиции.
5. Получение подтверждения доставки: Ожидание возврата второго экземпляра с отметкой оператора почты/фельдъегера (или получение уведомления о вручении в АСУ/ЭДО).
6. Архивирование: Складывание возвращенного контрольного экземпляра в номенклатурное дело экспедиции за отчетный период.