Взаимодействие с военным комиссариатом — обязательная часть работы кадровых служб организаций, а также граждан, состоящих на воинском учете․ Правильно составленное письмо позволяет избежать недоразумений, штрафов и повторных запросов․ В этой статье разберем, какие письма направляют в военкомат, как их оформлять, и приведем примеры ответов на типовые запросы․
Когда требуется письмо в военкомат
Наиболее распространенные ситуации, в которых работодатель или гражданин направляет корреспонденцию в военный комиссариат:
- ответ на запрос военкомата о предоставлении сведений для сверки документов воинского учета;
- направление списков граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);
- сообщение о приеме на работу или увольнении военнообязанного сотрудника;
- уведомление об изменении сведений о работнике (смена фамилии, адреса, семейного положения);
- передача личного дела сотрудника;
- ответ гражданина на повестку или запрос о предоставлении документов․
Общие требования к оформлению письма
Унифицированной формы сопроводительного письма в военкомат не существует (за исключением отдельных случаев, например передачи личного дела по форме из Приложения № 3 к Инструкции, утвержденной приказом Росгвардии от № 139)․ Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Реквизиты организации: полное и краткое наименование, адрес, телефоны, e-mail, ИНН, КПП, коды по классификаторам․
- Дата и исходящий номер, присваиваются по журналу исходящей корреспонденции․
- Ссылка на входящий документ — номер и дата запроса военкомата, в ответ на который составляется письмо․
- Адресат: должность, звание и ФИО руководителя военкомата, наименование и адрес комиссариата․
- Краткое содержание — о чем письмо (например, «О направлении сведений для сверки»)․
- Содержательная часть — причина письма, состав пакета документов․
- Перечень приложений с указанием количества экземпляров и листов․
- Подписи руководителя и ответственных лиц, печать (при наличии)․
- ФИО и телефон исполнителя для оперативной связи․
Письмо составляется минимум в двух экземплярах: один направляется в военкомат, второй (с отметкой о получении) остается у отправителя․
Пример 1․ Ответ на запрос о сверке сведений
На фирменном бланке организации
Исх․ № 45 от
На вх․ № 112 от
Военному комиссару
города N-ска
Иванову И․И․
О направлении сведений для сверки
В ответ на Ваш запрос от № 112 направляем список граждан, пребывающих в запасе и работающих в ООО «Пример», по состоянию на , для сверки с документами воинского учета․
Приложение: список граждан, пребывающих в запасе (форма № 6), на 5 л․ в 1 экз․
Генеральный директор ___________ /Петров П․П․/
Исполнитель: Сидорова А․А․, тел․ +7 () —
Пример 2․ Сообщение о приеме на работу военнообязанного
В военный комиссariat N-ского района
Сообщаем, что в ООО «Пример» принят на должность инженера гражданин, пребывающий в запасе: ФИО — Смирнов А․В․, дата рождения *․․19, воинское звание, сержант, адрес регистрации: г․ N-ск, ул․ , д․ *, кв․ *․
Просим внести сведения в документы воинского учета․
Руководитель кадровой службы ___________ /Кузнецова О․В․/
Пример 3․ Ответ гражданина на запрос военкомата
Граждане также могут направлять письменные ответы, например при невозможности явиться лично:
Военному комиссару N-ского района
от ФИО, проживающего по адресу: г․ N-ск, ул․ , д․ , кв․
Заявление
В ответ на повестку от ․․2026 сообщаю, что не могу явиться в военный комиссариат в указанный срок по причине временной нетрудоспособности (листок нетрудоспособности № от ․**․2026 прилагается)․ Прошу назначить явку на другую дату․
Дата, подпись․
Полезные рекомендации
- Всегда сохраняйте копию письма с отметкой о вручении или квитанцию об отправке заказного письма․
- Соблюдайте сроки ответа, указанные в запросе военкомата, — нарушение сроков предоставления сведений может повлечь административную ответственность по ст․ 21․1–21․4 КоАП РФ․
- Персональные данные работников передавайте только в рамках законных запросов и с соблюдением требований законодательства о персональных данных․
- При сомнениях в форме документа уточните требования непосредственно в своем военкомате — практика в разных регионах может отличаться․
Грамотно составленное письмо в военкомат — это не формальность, а инструмент корректного ведения воинского учета․ Используйте приведенные образцы как основу, адаптируя их под конкретную ситуацию, и всегда фиксируйте факт отправки документов․