Создание официального документа с гербом и правильно оформленной шапкой — задача‚ с которой регулярно сталкиваются сотрудники учреждений‚ делопроизводители и все‚ кто готовит служебную документацию․ В этой статье мы подробно разберём‚ как в Microsoft Word сделать шапку документа с гербом‚ какие существуют способы выравнивания текста и как сохранить результат в виде шаблона для дальнейшего использования․

Что такое шапка документа и зачем она нужна

Шапка документа, это верхняя часть бланка‚ содержащая реквизиты организации: наименование учреждения‚ герб или эмблему‚ адрес‚ контактные данные․ Грамотно оформленная шапка придаёт документу официальный статус и соответствует требованиям делопроизводства․

Для документов‚ связанных с Министерством обороны Российской Федерации‚ шапка обычно включает:

• герб или эмблему ведомства;
• полное наименование организации (например‚ «Министерство обороны Российской Федерации»);
• наименование структурного подразделения;
• адрес и контактные данные (в открытых документах — только общедоступные);
• место для даты и номера документа․

Где взять изображение герба

Изображение герба или эмблемы можно найти на официальном сайте ведомства или в открытых источниках‚ например в Википедии․ Обратите внимание на качество картинки: для печатных документов лучше использовать изображение с высоким разрешением (желательно в формате PNG с прозрачным фоном)․

Важно: использование государственной символики регулируется законодательством․ Применяйте герб только в документах‚ для которых это правомерно и уместно․

Способ 1․ Создание шапки с помощью таблицы

Это самый удобный и распространённый способ‚ позволяющий аккуратно разместить герб слева‚ а текст — по центру или справа․

1. Откройте новый документ Word․
2. Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» и создайте таблицу из одной строки и двух столбцов․
3. В левую ячейку вставьте изображение герба: «Вставка» → «Рисунки» → выберите файл с гербом․
4. Кликните правой кнопкой мыши по рисунку и настройте его размер (обычно достаточно высоты 2–3 см)․
5. В правую ячейку введите текст шапки: наименование министерства‚ подразделения‚ адрес․
6. Выровняйте текст по центру с помощью кнопки выравнивания на вкладке «Главная»․
7. Чтобы границы таблицы не были видны‚ выделите таблицу‚ перейдите в «Конструктор таблиц» → «Границы» → «Нет границы»․

Способ 2․ Шапка через колонтитул

Если шапка должна повторяться на каждой странице документа‚ используйте верхний колонтитул:

1. Перейдите на вкладку «Вставка» → «Верхний колонтитул»․
2. Выберите один из готовых вариантов или пункт «Изменить верхний колонтитул» для создания собственного макета․
3. Вставьте герб и текст так же‚ как описано выше (можно также использовать таблицу внутри колонтитула)․
4. Дважды кликните по основному тексту документа‚ чтобы выйти из режима редактирования колонтитула․

Если шапка нужна только на первой странице‚ в параметрах колонтитула установите галочку «Особый колонтитул для первой страницы»․

Способ 3․ Выравнивание текста без таблицы

Существует два классических варианта создания шапки общепринятого вида‚ различие между которыми заключается в типе выравнивания текста:

• Строго по правой границе — текст шапки (например‚ «Кому» — адресат) выравнивается по правому краю с помощью кнопки «Выровнять по правому краю» или комбинации клавиш Ctrl+R․
• По центру или по обеим границам — наименование организации размещается по центру (Ctrl+E)‚ а изображение герба вставляется с обтеканием текстом․

Для размещения герба рядом с текстом кликните правой кнопкой по рисунку‚ выберите «Обтекание текстом» → «Вокруг рамки» или «Сквозное» и перетащите изображение в нужное место․

Настройка шрифта и оформления

Для официальных документов действуют общепринятые стандарты оформления:

• шрифт — Times New Roman;
• размер — 12–14 пт для основного текста‚ для наименования организации допустимо 14–16 пт;
• наименование ведомства часто выделяют полужирным начертанием и прописными буквами;
• междустрочный интервал — одинарный или полуторный;
• поля документа: левое — 3 см‚ правое — 1–1‚5 см‚ верхнее и нижнее — 2 см․

Сохранение шапки как шаблона

Чтобы не создавать шапку заново каждый раз‚ сохраните документ как шаблон:

1. Откройте меню «Файл» → «Сохранить как»․
2. Выберите тип файла «Шаблон Word (*․dotx)»․
3. Задайте понятное имя‚ например «Бланк с гербом»‚ и сохраните․
4. При создании нового документа выберите свой шаблон — шапка будет добавлена автоматически․

Это позволит существенно быстрее создавать стандартизированные документы и обеспечит единообразие оформления всей документации․

Полезные советы

• Проверяйте‚ чтобы изображение герба не искажалось при изменении размера — удерживайте пропорции‚ перетаскивая рисунок за угловые маркеры․
• Используйте функцию предварительного просмотра («Файл» → «Печать»)‚ чтобы убедиться‚ что шапка выглядит корректно на печати․
• Готовые настраиваемые шаблоны документов можно найти и в библиотеке шаблонов Microsoft Word — их можно персонализировать под свои задачи․
• Не включайте в открытые документы сведения‚ не предназначенные для публикации: личные телефоны‚ служебные данные и т․ п․

Создать шапку документа с гербом в Microsoft Word несложно: достаточно вставить изображение‚ грамотно выровнять текст с помощью таблицы или колонтитула и настроить оформление по стандартам делопроизводства․ Сохранив результат как шаблон‚ вы сможете в дальнейшем подготавливать официальные документы буквально за пару минут․