Правильное оформление «шапки» (углового штампа) документа — обязательное требование военного делопроизводства. Оно регламентируется Приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации», а также рядом других нормативных актов. Ниже рассмотрим, как корректно заполнить шапку документа на примере войсковой части 13140.
Что такое угловой штамп (шапка) документа
Угловой штамп, это набор реквизитов, расположенный в верхней части первого листа документа. Он идентифицирует орган военного управления (войсковую часть), от имени которого составлен документ, и содержит сведения, необходимые для регистрации и направления корреспонденции.
Обязательные элементы шапки
Согласно Инструкции по делопроизводству в ВС РФ, шапка документа войсковой части включает:
- Полное наименование вышестоящего органа военного управления — «Министерство обороны Российской Федерации».
- Наименование войсковой части — «войсковая часть 13140» (при необходимости с указанием условного наименования соединения).
- Почтовый адрес — индекс, населённый пункт, наименование части (адресные данные в открытых публикациях принято маскировать: г. , ул. , д. ).
- Дата документа — проставляется в формате «дд.мм.гггг» либо словесно-цифровым способом.
- Регистрационный (исходящий) номер, присваивается службой делопроизводства при регистрации, например: № /.
- Гриф ограничения доступа — при наличии («Для служебного пользования» и т. п.), проставляется в соответствии с установленным порядком.
Пример оформления шапки
Типовой образец (с маскировкой реквизитов, не подлежащих открытому опубликованию):
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ 13140
, г. *, ул. *, д.
«___» __________ 20___ г. № /
Правила заполнения: на что обратить внимание
- Шрифт и расположение. Наименование министерства и части печатается прописными буквами, по центру листа. Остальные реквизиты, в соответствии с образцами приложений к Инструкции № 170.
- Нумерация. Исходящий номер формируется по индексу дела номенклатуры части и порядковому номеру документа в течение календарного года.
- Дата. Датой документа считается дата его подписания должностным лицом, а не дата составления проекта.
- Адресат. Если документ направляется в другую часть или учреждение, реквизит «Кому» оформляется в правом верхнем углу под шапкой с указанием должности, воинского звания и фамилии адресата (в открытых источниках, И. О. Ф*).
- Бланки. Для официальной переписки используются установленные бланки войсковой части; самодельные шаблоны без согласования со службой делопроизводства не допускаются.
Типичные ошибки при заполнении
- пропуск регистрационного номера или его проставление до регистрации в журнале;
- неверное написание наименования части (сокращения, не предусмотренные уставными документами);
- несоответствие даты подписания и даты на документе;
- отсутствие грифа «ДСП» на документах, содержащих сведения ограниченного распространения;
- указание полных адресных и персональных данных в копиях, предназначенных для открытого использования.
Нормативная база
- Приказ Министра обороны РФ от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации»;
- Приказ Министра обороны РФ от № 888 «О порядке подготовки, оформления и государственной регистрации официальных документов Министерства обороны Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (применяется в части, не противоречащей ведомственным актам).
Корректно оформленная шапка документа войсковой части 13140 — это не формальность, а требование военного делопроизводства, обеспечивающее учёт, регистрацию и юридическую силу документа. Перед оформлением следует сверяться с актуальной редакцией Инструкции № 170 и образцами, утверждёнными в части, а сведения, составляющие служебную тайну или персональные данные, при публикации и передаче третьим лицам подлежат маскировке.