Нормативная база и суть обязанности

Обязанность работодателя сообщать в военные комиссариаты о принятых на работу гражданах‚ подлежащих воинскому учету‚ закреплена в Федеральном законе от № 53-ФЗ «Воинская обязанность и военная служба» (ст. 21.1) и Постановлении Правительства РФ от № 1933 «Об утверждении Положения о воинском учете».

Суть обязанности: работодатель выступает агентом воинского учета; Он должен информировать военкомат по месту воинского учета сотрудника о факте заключения трудового договора (гражданско-правового договора) с лицом‚ состоящим на воинском учете или подлежащем призыву.

Кто подлежит обязательному уведомлению?

Сведения направляются не только о призывниках (мужчины 18–30 лет)‚ но и о всех категориях военнообязанных. Согласно п. 32 Положения о воинском учете‚ уведомление подлежит:

• Призывникам — мужчины 18–30 лет‚ не имеющие воинского звания‚ не исключенные из воинского учета.
• Военнообязанным — граждане‚ имеющие воинское звание (рядовой‚ сержант‚ офицер и т.д.)‚ состоящие в запасе.
• Лицам‚ подлежащим первичной регистрации на воинском учете — например‚ студенты‚ окончившие вуз с военной кафедрой и получившие звание‚ или лица‚ впервые встающие на учет по возрасту.
• Женщинам‚ имеющим военную специальность (врачи‚ медсестры‚ связные и др.)‚ состоящим на воинском учете.

Важно: Пол и возраст не являются единственными критериями. Ключевой признак — наличие записи в воинском билете или призывном свидетельстве о том‚ что гражданин состоит на воинском учете.

Сроки подачи сведений в 2026 году: 5 рабочих дней

Это одно из самых важных изменений. Ранее действовал срок «5 календарных дней». С вступлением в силу изменений (ФЗ № 313 от ‚ действует с 2026 года) установлен единый срок:

Сведения о принятии на работу направляются в военный комиссариат не позднее 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора (гражданско-правового договора).

Расчет срока:

1. День заключения договора (подписания сотрудником) — это день «Ноль».
2. Счет начинается со следующего рабочего дня.
3. Выходные и праздничные дни (по производственному календарю) не считаются.
4. Сведения должны быть получены военкоматом (или зафиксированы в ЕРВУ) к концу 5-го рабочего дня.

Пример: Договор подписан в пятницу. Суббота‚ воскресенье — выходные. Понедельник — 1-й рабочий день. Пятница следующей недели — 5-й рабочий день. Дедлайн, конец рабочего дня пятницы.

Форма уведомления: новый бланк 2026 года

Утверждена новая форма: «Сведения о гражданине‚ подлежащем воинскому учету‚ при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации)».

Основные реквизиты для заполнения (раздел «Принят на работу»):

• Наименование организации (полное и сокращенное) и ИНН/КПП.
• ФИО сотрудника полностью.
• Дата рождения.
• Место жительства / места пребывания (адрес регистрации).
• Данные документа‚ удостоверяющего личность (паспорт РФ: серия‚ номер‚ кем выдан‚ когда).
• Данные воинского билета / призывного свидетельства (серия‚ номер‚ кем выдан‚ дата выдачи‚ категория годности‚ воинское звание‚ воинская специальность/ВУС).
• Дата заключения трудового договора (ключевая дата для отсчета срока).
• Должность‚ на которую принят.
• Вид договора (срочный/бессрочный‚ ГПХ).
• Подпись руководителя / уполномоченного лица и печать (при подаче на бумаге).

Бланк можно скачать на официальных порталах (пravo.gov.ru‚ консультантские системы) или сформировать автоматически в системе ЭДО/1С/Госуслуги.орг.

Способы подачи сведений: приоритет электронному виду

В 2026 году базовым и наиболее безопасным способом является электронная подача через Единый реестр воинского учета (ЕРВУ).

Способ 1: Через личный кабинет работодателя на Госуслугах (ЕРВУ), РЕКОМЕНДУЕТСЯ

• Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.
• Данные заполняются в веб-форме или загружаются из XML-файла (выгрузка из 1С‚ Контур‚ СБИС и др.).
• Преимущество: Мгновенная фиксация факта и времени подачи‚ автоматическое получение подтверждения (электронного квитанции)‚ исключение потери почты‚ отсутствие необходимости хранить бумажные копии с отметками.

Способ 2: Через операторов ЭДО (СБИС‚ Контур.Диадок‚ 1С-ЭДО и др.)

• Интеграция с кадровым учетом позволяет отправить уведомление «в один клик» после оформления приказа о приеме.
• Подходит для крупных организаций с большим кадровым оборотом.

Способ 3: Лично в военкомат (бумажный вариант)

• Сведения готовятся в 2 экземплярах.
• На втором экземпляре просят поставить отметку о принятии (входящий номер‚ дата‚ подпись принявшего‚ печать военкомата).
• Второй экземпляр с отметкой хранится в организации как доказательство исполнения обязанности.

Способ 4: Почтой — Ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

• Допустим‚ но не рекомендуется как основной из-за риска задержки почты (срок считается от момента вручения‚ а не отправки).
• Опись вложения и почтовый чек с трек-номером — обязательные доказательства.

Ответственность работодателя за нарушение (Штрафы 2026)

Статья 19.7 КоАП РФ (в ред. ФЗ от № 313-ФЗ) предусматривает существенно увеличенные штрафы:

Пошаговая инструкция для кадровика/бухгалтера

1. При приеме сотрудника запросите воинский билет (или призывное свидетельство‚ или справку из ЕРВУ/Госуслуг о составе на воинском учете).
2. Проверьте: Состоит ли он на воинском учете? (Есть ли отметка в билете‚ есть ли ВУС/звание/категория годности).
3. Заключите трудовой договор. Зафиксируйте дату подписания сотрудником.
4. В течение 5 рабочих дней сформируйте сведения по новой форме.
5. Отправьте через ЕРВУ (Госуслуги.Орг / ЭДО). Сохраните квитанцию о приеме (XML/PDF).
6. Внесите запись в учетный журнал (если ведете бумажный) или отметьте факт отправки в HR-системе.
7. При увольнении — аналогичная процедура в течение 5 рабочих дней со дня увольнения (отдельная строка в том же бланке/форме).

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: «Сотрудник не принес воинский билет‚ значит уведомлять не надо».
  Решение: Обязанность уведомить лежит на работодателе. Если сотрудник не предоставил документы — направьте запрос в военкомат по форме или сделайте отметку в личном деле‚ но уведомление в ЕРВУ все равно нужно отправить (можно с пометкой «документы не представлены»‚ но лучше запросить данные через ЕРВУ по СНИЛС/ФИО).
• Ошибка: Считали 5 календарных дней.
  Решение: Настройте календарь напоминаний в HR-системе строго по рабочим дням.
• Ошибка: Отправили по почте‚ письмо потерялось/задержалось.
  Решение: Переведите весь документооборот с военкоматом в электронный вид (ЕРВУ). Это бесплатно‚ быстро и дает неоспоримое доказательство.
• Ошибка: Не уведомили о ГПХ-контракте (гражданско-правовом договоре).
  Решение: Закон распространяеться и на ГПХ‚ если исполнитель — физлицо‚ подлежащее воинскому учету.

Особенности для ИП и малых предприятий

• ИП без сотрудников (самозанятые) — не являются работодателями по данному вопросу‚ уведомлять не о ком.
• ИП с сотрудниками, обязанности те же‚ штрафы для ИП (как для должностных лиц) ниже‚ но все равно существенны (10–20 тыс. руб.).
• Для малых компаний без ЭДО удобнее всего использовать личный кабинет «Госуслуг. Организации» (org.gosuslugi.ru) — раздел «Воинский учет». Там есть ручной ввод формы.

Резюме

В 2026 году процесс уведомления военкомата о приеме на работу подлежащего призыву (или военнообязанного) стал строго регламентирован‚ оцифрован и дорог в случае ошибки.

Главные правила выживания:

1. Срок — 5 рабочих дней от даты подписания договора.
2. Канал — только Электронно (ЕРВУ / Госуслуги.Орг / ЭДО). Бумага и почта — только как резерв.
3. Форма — новая‚ утвержденная Постановлением № 1933.
4. Доказательство — электронная квитанция из ЕРВУ (хранить неограниченно).

Настройте автоматизацию в своей системе учета (1С‚ МойСклад‚ Контур‚ СБИС и др.) один раз — и проблема уведомлений военкомата перестанет быть источником рисков и штрафов.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база может менятся. Для принятия решений в конкретных ситуациях обращайтесь к трудовому праву (ТК РФ)‚ ФЗ-53‚ Постановлению № 1933 и актуальным разъяснениям Минтруда и Военного департамента Госуслуг;