Организации, в которых работают военнообязанные граждане, обязаны вести воинский учёт и взаимодействовать с военными комиссариатами. Одним из обязательных документов такого взаимодействия является тетрадь по обмену информацией военного комиссариата, утверждённая как Приложение № 16 к Методическим рекомендациям по осуществлению первичного воинского учёта (утв. начальником Генерального штаба Вооружённых Сил РФ — первым заместителем Министра обороны РФ ).

Что такое тетрадь по обмену информацией

Тетрадь по обмену информацией — это учётный документ, в котором фиксируются все сведения, передаваемые между организацией (или органом местного самоуправления) и военным комиссариатом. На ьном листе указывается наименование военного комиссариата, с которым ведётся обмен данными.

Тетрадь позволяет:

• подтвердить факт и дату передачи сведений в военкомат;
• вести учёт входящих запросов и ответов на них;
• обеспечить контроль соблюдения установленных сроков уведомления;
• предъявить документ при проверках воинского учёта.

Какие сведения передаются в военкомат

Работодатель обязан извещать военкомат в 5-дневный срок о следующих событиях:

1. приём на работу гражданина, подлежащего воинскому учёту;
2. увольнение военнообязанного работника;
3. изменения сведений о военнообязанном (смена фамилии, места жительства, семейного положения, образования, должности и т. д.).

Для передачи таких сведений используется листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учёте (Приложение № 1 к Порядку, а также форма по приложению 13 к Методическим рекомендациям Генштаба от ).

Структура листка сообщения

Листок сообщения состоит из двух частей:

• сам листок — направляется в военкомат по месту жительства (пребывания) военнообязанного либо в муниципалитет, ведущий первичный воинский учёт;
• корешок листка — остаётся в организации и подшивается в тетрадь (журнал) учёта как подтверждение отправки.

Что указывается в листке

• Ф. И. О. гражданина (например, Иван* Петр* Серге);
• дата и место рождения;
• адрес места жительства (пребывания), например: г. Моск, ул. Лен, д. , кв. *;
• сведения, которые изменились (старые и новые данные);
• реквизиты документа, подтверждающего изменение;
• дата составления, подпись ответственного лица и печать организации.

Как вести тетрадь по обмену информацией

Ответственному за воинский учёт в организации рекомендуется:

1. Завести тетрадь (журнал) с указанием наименования военного комиссариата.
2. Пронумеровать и прошнуровать страницы, заверить подписью руководителя и печатью.
3. Регистрировать каждое направленное сообщение: дату, номер, Ф. И. О. военнообязанного, краткое содержание сведений, способ отправки.
4. Подшивать корешки листков сообщений и квитанции о почтовых отправлениях.
5. Фиксировать входящие документы из военкомата (запросы, повестки, ответы).

Способы передачи сведений

Сведения в военкомат можно представить:

• лично — с отметкой о принятии на втором экземпляре;
• почтой — заказным письмом с регистрацией в журнале учёта направленной информации; квитанцию об оплате следует сохранить как подтверждение выполнения обязанности;
• в электронном виде, если такой порядок установлен взаимодействием с конкретным военкоматом.

Связь с другими документами воинского учёта

Тетрадь по обмену информацией ведётся в комплексе с иными формами воинского учёта:

• карточки формы № 10 на каждого военнообязанного работника;
• журнал учёта листков сообщений и корешков к ним;
• журнал проверок состояния воинского учёта;
• приказы о назначении ответственного за воинский учёт.

Сведения в карточках формы № 10 необходимо регулярно сверять с документами воинского учёта работников (военными билетами, удостоверениями граждан, подлежащих призыву), а все выявленные изменения — своевременно отражать в листках сообщений и регистрировать в тетради.

Ответственность

Несвоевременное уведомление военкомата или непредставление сведений влечёт административную ответственность по ст. 21.2 КоАП РФ для должностных лиц. Поэтому аккуратное ведение тетради по обмену информацией — не формальность, а способ документально подтвердить добросовестное исполнение обязанностей по воинскому учёту.

Тетрадь по обмену информацией с военным комиссариатом, обязательный элемент системы воинского учёта в организации. Её правильное ведение, своевременная регистрация листков сообщений и сохранение корешков и квитанций об отправке позволяют организации исполнять требования законодательства о воинской обязанности и избегать претензий со стороны военкоматов и проверяющих органов.