Ликвидация компании — сложный процесс, который затрагивает не только налоговые органы и фонды, но и военный комиссариат. Работодатель, ведущий воинский учет, обязан корректно завершить все взаимоотношения с военкоматом: сообщить об увольнении военнообязанных сотрудников, передать документы воинского учета и снять организацию с учета. Разберем подробно, как это сделать правильно.
Нужно ли уведомлять военкомат о ликвидации организации
На законодательном уровне прямой обязанности направлять в военкомат отдельное уведомление о ликвидации юридического лица не установлено. Сведения о создании, реорганизации или ликвидации организации военные комиссариаты получают от регистрирующего органа (ФНС) в течение 5 рабочих дней с момента внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ.
Однако это не освобождает работодателя от других обязанностей, связанных с воинским учетом. Требования по ведению воинского учета распространяются на все организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (постановление Правительства РФ от № 719), и эти обязанности сохраняются до полного завершения ликвидации.
Какие обязанности сохраняются при закрытии компании
- уведомить военкомат об увольнении всех работников, подлежащих воинскому учету;
- передать в военкомат документы воинского учета (карточки формы № 10, журналы);
- сообщить работникам о необходимости встать на воинский учет по новому месту работы или жительства;
- при смене юридического адреса в процессе ликвидации — уведомить военкомат по прежнему месту учета.
Уведомление об увольнении военнообязанных работников
Главная обязанность работодателя при ликвидации — сообщить в военкомат о каждом уволенном сотруднике, состоящем на воинском учете. Об увольнении по ликвидации работодатель обязан предупредить работников заранее, а сведения в военкомат передаются по установленной форме.
Сроки подачи сведений
Передать сведения о приеме или увольнении работника необходимо в течение 5 дней с даты соответствующего события. Пропуск срока влечет административную ответственность, поэтому при массовом увольнении персонала в связи с ликвидацией важно организовать подачу сведений заблаговременно.
Какие сведения указываются
В сообщении об увольнении указываются:
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата рождения;
- сведения о воинском учете (воинское звание, состав, профиль);
- отметка о том, что работник уволен с работы;
- номер и дата приказа о прекращении трудового договора;
- адрес места жительства работника.
Форма сообщения приведена в приложениях к Инструкции по ведению воинского учета (утверждена приказом от № 700) и в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях.
Передача документов воинского учета
Основной документ воинского учета в организации — учетная карточка работника по форме № 10 (приложение 22 к Инструкции № 700). При ликвидации компании карточки уволенных военнообязанных работников вместе с сопроводительным письмом передаются в военный комиссариат, где организация состояла на учете.
Также передаются:
- журнал регистрации отправленных извещений (приложение 10 к Инструкции № 700);
- карточки формы № 10 на работников, не снятых с учета;
- иные документы воинского учета, ведение которых предусмотрено в организации.
Для регистрации передачи можно использовать сопроводительное письмо в произвольной форме с описью вложения. Рекомендуется получить отметку военкомата о принятии документов на втором экземпляре письма.
Уведомление о смене юридического адреса
Если в процессе ликвидации компания меняет юридический адрес, необходимо составить письмо в произвольной форме и направить его в военкомат по предыдущему месту учета. В письме указываются:
- наименование организации, ИНН, ОГРН;
- прежний и новый адрес;
- дата внесения изменений в ЕГРЮЛ;
- просьба передать документы воинского учета в военкомат по новому месту нахождения.
Ответственность за нарушения
За несвоевременную подачу сведений о приеме и увольнении военнообязанных работников, а также за непередачу документов воинского учета предусмотрена административная ответственность по ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Штрафы налагаются на должностных лиц, ответственных за воинский учет. С 2023 года размеры штрафов были увеличены, а сроки и порядок подачи сведений уточнены, поэтому контроль со стороны военкоматов стал строже.
Пошаговый алгоритм действий при ликвидации
- Проведите сверку карточек формы № 10 с военкоматом и актуализируйте данные.
- Издайте приказы об увольнении работников в связи с ликвидацией.
- В течение 5 дней с даты увольнения направьте в военкомат сообщения по установленной форме на каждого военнообязанного сотрудника.
- Передайте в военкомат карточки формы № 10 и журналы учета с сопроводительным письмом.
- Получите отметку о приеме документов и сохраните ее в архиве ликвидационной комиссии.
- Проинформируйте работников о необходимости встать на воинский учет по новому месту работы или жительства.
Хотя отдельное уведомление о ликвидации организации в военкомат направлять не требуется — эту информацию передает регистрирующий орган, — работодатель обязан корректно завершить воинский учет: сообщить об увольнении всех военнообязанных сотрудников в пятидневный срок и передать учетные документы в военный комиссариат. Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов и претензий со стороны военкомата на завершающем этапе деятельности компании.