Прием на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, накладывает на работодателя обязанность уведомить об этом военный комиссариат. Разберемся, в какой именно военкомат направляется сообщение, в какие сроки и как правильно оформить документ.
Кто обязан направлять уведомление
Обязанность по ведению воинского учета и направлению сведений в военкомат возложена на работодателя. Конкретно этим занимается лицо, ответственное за военно-учетную работу в организации (обычно сотрудник кадровой службы). Правовая основа — Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от № 719.
Уведомлять военкомат необходимо обо всех работниках-военнообязанных и призывниках, в т.ч.:
- принятых по совместительству;
- работающих дистанционно;
- принятых на короткий срок или для выполнения сезонных работ;
- оформленных по срочному трудовому договору.
В какой именно военкомат направлять уведомление
Это ключевой вопрос, который часто вызывает затруднения у кадровиков. Правило следующее:
Уведомление направляется в военный комиссариат по месту нахождения (юридическому адресу) организации-работодателя, а не по месту жительства работника.
Это объясняется тем, что организация сама состоит на учете в конкретном военкомате и взаимодействует именно с ним по всем вопросам воинского учета: сдает формы отчетности, получает запросы, направляет сведения о работниках.
Дальнейшая передача информации — задача самих военкоматов. Комиссариат по месту нахождения организации при необходимости передает сведения в военкомат по месту жительства (постановки на воинский учет) конкретного гражданина. Работодателю направлять документы в несколько комиссариатов не требуется.
Если у организации есть обособленные подразделения в других регионах, сведения о работниках таких подразделений, как правило, направляются в военкомат по месту нахождения соответствующего подразделения — этот момент рекомендуется уточнить в своем комиссариате.
Сроки направления уведомления
Действующие правила требуют направить сведения о приеме на работу (или увольнении) военнообязанного в течение 5 календарных дней с момента оформления приема или увольнения. Ранее по пункту 32 Положения о воинском учете действовал двухнедельный срок, однако в настоящее время ориентироваться следует на актуальные требования и разъяснения своего военкомата.
Рекомендуется не затягивать с подачей сведений и уточнить точный срок в комиссариате, с которым взаимодействует организация.
Как оформить уведомление
Сведения подаются по установленной форме, «Сведения о гражданине, подлежащем воинском учету, при принятии его на работу или увольнении его с работы». В документе указываются:
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата рождения;
- паспортные данные;
- адрес места жительства (регистрации);
- сведения о воинском учете (серия и номер военного билета, воинское звание, состав, ВУС);
- дата приема на работу и должность;
- реквизиты организации-работодателя.
Уведомление подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяется печатью (при ее наличии).
Способы подачи сведений
Направить уведомление в военкомат можно несколькими способами:
- Лично — отнести документ в военкомат и получить отметку о принятии на втором экземпляре;
- Почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
- Через электронный документооборот (ЭДО) — многие военкоматы принимают сведения в электронном виде, что значительно упрощает процесс: документ формируется и отправляется напрямую из учетной программы.
При любом способе важно сохранить подтверждение отправки и получения документа — это защитит организацию при возможных проверках.
Ответственность за нарушение
За непредставление или несвоевременное представление сведений в военкомат предусмотрена административная ответственность по статье 21.2 КоАП РФ. Штраф налагается на должностное лицо — руководителя или сотрудника, ответственного за военно-учетную работу. Кроме того, нарушения выявляются при плановых проверках воинского учета, которые военкоматы проводят регулярно.
Практические рекомендации
- При приеме на работу запрашивайте у военнообязанного военный билет (или удостоверение призывника) и проверяйте отметки о воинском учете.
- Заведите журнал учета направленных в военкомат сообщений с датами и подтверждениями отправки.
- Уточните в своем военкомате предпочтительный способ подачи сведений и актуальные формы документов.
- Не забывайте, что помимо уведомления о приеме/увольнении, работодатель обязан ежегодно сдавать отчетность по воинскому учету (например, форму № 6) и сообщать об изменениях в персональных данных работников.
Уведомление о приеме на работу военнообязанного направляется в военкомат по месту нахождения организации-работодателя в течение 5 календарных дней с даты оформления сотрудника. Своевременная и правильная подача сведений позволяет военкоматам поддерживать данные воинского учета в актуальном состоянии, а работодателю — избежать штрафов и претензий при проверках.