Внутренняя опись документов дела, это учётный документ, который представляет собой полный перечень служебных бумаг, включённых в дело, с указанием порядковых номеров, регистрационных индексов, дат, заголовков документов и номеров листов дела. В системе делопроизводства Министерства обороны Российской Федерации внутренняя опись играет важную роль при формировании дел постоянного и долговременного хранения.

Назначение внутренней описи

Внутренняя опись составляется на дела постоянного хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Основная цель — учёт документов и обеспечение их быстрого поиска внутри дела.

Как правило, внутренняя опись оформляется на следующие категории дел:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• планы на определённый период времени;
• личные дела военнослужащих и гражданского персонала;
• дела, содержащие однотипные документы с нераскрытыми заголовками.

Нормативная база

Порядок ведения делопроизводства в Вооружённых Силах РФ исторически регулировался приказом Министра обороны РФ от 23 мая 1999 года № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации» (утратил силу с 15 сентября 2009 года на основании приказа Минобороны России от 19 августа 2009 года № 879). В настоящее время требования к оформлению учётных форм опираются также на общие архивные правила, в т.ч. форму, приведённую в приказе Минкультуры России № 526 от (Приложение 27).

Структура и содержание внутренней описи

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит следующие сведения:

1. Порядковый номер документа в деле;
2. Делопроизводственный (регистрационный) индекс документа;
3. Дата документа;
4. документа (краткое содержание);
5. Номера листов дела, на которых расположен документ;
6. Примечание (при необходимости).

В конце описи указывается итоговая запись: количество включённых в дело документов — цифрами и прописью. Далее проставляются:

• наименование должности лица, составившего внутреннюю опись;
• подпись;
• расшифровка подписи;
• дата составления.

Особенности заполнения

При составлении внутренней описи следует учитывать ряд важных правил:

• Документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые в дело, во внутренней описи отдельно не упоминаются, однако в графе «Номера листов дела» проставляются номера листов, занятые удостоверенным документом вместе с приложениями.
• Если в деле обнаруживается дублирование номеров документов или отсутствие отдельных номеров, это отражается в описи с соответствующими примечаниями.
• Опись подшивается в начало дела, после ьного листа (обложки), и не нумеруется в общей нумерации листов дела либо учитывается отдельно в соответствии с принятым порядком.
• Заголовки документов переносятся в опись точно, без сокращений и произвольных формулировок.

Пример заполнения (фрагмент)

Составил: начальник штаба в/ч * __________ /Иван* И.И./

Значение внутренней описи при передаче дела в архив

При подготовке дел к сдаче в архив внутренняя опись существенно упрощает проверку комплектности дела, позволяет быстро установить наличие или отсутствие конкретных документов и служит основанием для составления листа-заверителя дела. Ответственность за правильность составления описи несёт должностное лицо, отвечающее за делопроизводство в воинской части, учреждении или организации Минобороны России.

Внутренняя опись дела — обязательный элемент оформления дел постоянного хранения в системе делопроизводства Министерства обороны РФ. Грамотно составленная опись обеспечивает учёт, сохранность и оперативный поиск документов, а также упрощает передачу дел на архивное хранение. При её оформлении необходимо строго следовать установленной форме и правилам заполнения, указывая точные индексы, даты, заголовки и нумерацию листов;