Личное дело сотрудника — это папка с документами, содержащая наиболее полные сведения о работнике: от копии приказа о приёме на работу до характеристик и документов об образовании․ В ряде случаев работнику или третьим лицам требуется не всё дело целиком, а лишь выписка — документ, подтверждающий отдельные сведения из личного дела․ Разберёмся, что это за документ, когда он нужен и как его правильно оформить․
Что такое выписка из личного дела
Выписка из личного дела — это официальный документ, который кадровая служба организации составляет на основании документов, хранящихся в личном деле работника․ Она подтверждает конкретные факты: период работы, занимаемую должность, сведения об образовании, наградах, переводах и т․д․
Важно понимать: личное дело содержит персональные данные работника, поэтому его обработка и передача регулируются Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»․ Выдать выписку можно только самому работнику либо третьим лицам — при наличии его письменного согласия или в случаях, прямо предусмотренных законом (например, по запросу суда или правоохранительных органов)․
Когда может потребоваться выписка
- при трудоустройстве на новое место работы — для подтверждения стажа и квалификации;
- при оформлении пенсии — для подтверждения периодов работы;
- при обращении в суд, госорганы, военкомат;
- при получении визы или оформлении кредита — как подтверждение занятости;
- при увольнении — по заявлению работника (ст․ 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать копии документов, связанных с работой)․
Какие сведения включаются в выписку
Содержание выписки зависит от её цели․ Как правило, в неё включают:
- Ф․И․О․ работника (например: Иванов И․ И․*);
- дату и место рождения (при необходимости, частично: ․․19 г․);
- дату приёма на работу и реквизиты приказа о приёме;
- наименование должности и структурного подразделения;
- сведения о переводах, совмещении, награждениях;
- сведения об образовании и квалификации;
- дату увольнения и основание (если работник уволен)․
Данные, не относящиеся к цели запроса (адрес регистрации, номера документов, семейное положение), в выписку включать не следует либо следует маскировать: г․ Москва, ул․ , д․ , кв․ ; паспорт серия * № *․
Образец выписки из личного дела сотрудника
Ниже приведён примерный образец, который можно адаптировать под нужды организации:
Образец
ООО «Пример»
ИНН/КПП: 77 / 77
Адрес: 123*, г․ Москва, ул․ , д․
ВЫПИСКА
из личного дела работника
г․ Москва