Что такое акт об отсутствии трудовой книжки
Акт об отсутствии трудовой книжки — это внутренний документ работодателя‚ который фиксирует факт того‚ что работник не предоставил трудовую книжку при приеме на работу либо книжка была утрачена‚ повреждена или не выдана предыдущим работодателем. Такой акт защищает интересы организации: он подтверждает‚ что работодатель не нарушил требования Трудового кодекса РФ и не удерживал документ работника.
Особенно актуален этот документ в период перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ когда у работника может вообще не быть бумажного документа — вся информация о трудовой деятельности хранится в Пенсионном фонде (СФР).
Когда составляется акт
- Работник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него никогда не было;
- Работник утратил трудовую книжку и подал заявление о выдаче дубликата;
- Работник выбрал электронную форму ведения трудовой книжки и бумажный документ не предъявляет;
- Предыдущий работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении;
- Трудовая книжка пришла в негодность (испорчена‚ повреждена);
- Работник не может подтвердить‚ делал ли он выбор формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной)‚ и не предоставил справку СТД-Р.
Кто составляет и подписывает акт
Как правило‚ акт составляет инспектор отдела кадров или иной уполномоченный сотрудник. Для придания документу большей юридической силы его подписывает комиссия — не менее трех человек:
- руководитель кадровой службы;
- непосредственный руководитель работника;
- представитель работников или иной сотрудник организации.
Желательно ознакомить с актом самого работника под подпись.
Структура и содержание акта
Унифицированной формы акта законодательством не установлено‚ поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. В документе рекомендуется указать:
- Наименование организации;
- Название документа‚ дату и место составления‚ регистрационный номер;
- Состав комиссии (Ф.И.О. и должности);
- Ф.И.О. работника‚ его должность‚ дату приема на работу;
- Описание установленного факта — причину отсутствия трудовой книжки;
- Ссылку на заявление работника (при наличии);
- Подписи членов комиссии и работника.
Образец акта об отсутствии трудовой книжки
ООО «Пример»
АКТ № *
об отсутствии трудовой книжки у работника
г. Москва