Воинский учет в организациях — обязательный элемент государственной системы обороны. Проверки состояния воинского учета проводят военные комиссариаты и органы местного самоуправления. Если по итогам проверки выявлены нарушения, организация обязана их устранить и письменно уведомить проверяющий орган. Для этого составляется акт (письмо) об устранении недостатков по воинскому учету.
Когда составляется документ
Основанием для составления акта служит акт проверки, в котором зафиксированы выявленные недостатки, например:
- неполные или недостоверные сведения в личных карточках формы № 10;
- несвоевременное сообщение в военкомат о приеме на работу или увольнении граждан, подлежащих воинскому учету;
- отсутствие приказа об организации воинского учета или назначения ответственного лица;
- непроведение сверки карточек с документами воинского учета;
- отсутствие журнала проверок, плана работы по воинскому учету;
- неизвещение работников об обязанности являться в военкомат по повестке.
Работодатель обязан в установленный проверяющими срок (обычно указывается в акте проверки) представить в военкомат письменный ответ: либо сообщение об устранении недостатков, либо мотивированные возражения.
Структура акта об устранении недостатков
Унифицированной формы документа законодательством не установлено, поэтому он составляется в свободной форме на фирменном бланке организации. Рекомендуется включить следующие элементы:
- Реквизиты организации — наименование, адрес, ИНН/ОГРН, исходящий номер и дата.
- Адресат — наименование военного комиссариата (или органа местного самоуправления), проводившего проверку.
- Ссылка на основание, номер и дата акта проверки, по результатам которого составляется ответ.
- Перечень устраненных недостатков — по каждому пункту акта проверки указывается, какие конкретные мероприятия проведены и в какие сроки.
- Приложения — копии подтверждающих документов (приказы, исправленные карточки, журналы).
- Подпись — руководителя организации и ответственного за воинский учет, с расшифровкой и печатью.
Образец акта об устранении недостатков по воинскому учету
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Адрес: 123, г. Москва, ул. Образцовая, д. 1
ИНН 77* / ОГРН 1**
Исх. № 45 от
Военному комиссару
военного комиссариата г. Москвы по району
АКТ (сообщение) об устранении недостатков, выявленных проверкой состояния воинского учета
В соответствии с актом проверки состояния воинского учета от № 12 сообщаем, что выявленные недостатки устранены в полном объеме:
- Недостаток: в личных карточках формы № 10 отсутствовали сведения о семейном положении работников.
Устранено: сведения внесены в карточки 14 работников на основании предъявленных документов. - Недостаток: отсутствовал приказ о назначении лица, ответственного за ведение воинского учета.
Устранено: издан приказ от № 28-к, ответственным назначен специалист отдела кадров Иванов И.И. - Недостаток: не проводилась сверка сведений с военным комиссариатом.
Устранено: проведена сверка карточек формы № 10 с военным комиссариатом, расхождений не выявлено.
Приложения:
- копия приказа № 28-к от — на 1 л;;
- копии исправленных карточек формы № 10 — на 14 л.
Генеральный директор ____________ /Петров П.П./
Ответственный за воинский учет ____________ /Иванов И.И./
М.П.
Практические рекомендации
- Соблюдайте сроки. Ответ направляется в срок, указанный в акте проверки. Просрочка может повлечь административную ответственность по ст. 21.1–21.4 КоАП РФ.
- Отвечайте по каждому пункту. Недостатки перечисляются строго в соответствии с актом проверки — «по пунктам», с указанием конкретных мероприятий и дат.
- Прикладывайте подтверждения. Копии приказов, карточек и журналов подтверждают фактическое устранение нарушений.
- Регистрируйте отправку. Документ вручается под отметку на копии либо направляется заказным письмом с описью вложения.
- При несогласии — возражайте. Если с отдельными замечаниями организация не согласна, допускается представить мотивированные возражения со ссылками на нормы законодательства.
Грамотно составленный акт об устранении недостатков по воинскому учету позволяет организации подтвердить исполнение требований проверяющего органа и избежать штрафных санкций. Ключевые правила — отвечать в срок, по каждому пункту акта проверки и с приложением подтверждающих документов.