Каждая организация (кроме индивидуальных предпринимателей) обязана вести воинский учет своих сотрудников․ Одна из ключевых обязанностей работодателя — уведомлять военный комиссариат о приеме на работу и увольнении граждан‚ подлежащих воинскому учету․ В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред․ 3․1) этот процесс автоматизирован․ Рассмотрим пошагово‚ как подготовить и отправить сообщение в военкомат;
Нормативная база и сроки
Обязанность работодателя сообщать в военкомат сведения о принятых и уволенных военнообязанных работниках установлена Федеральным законом № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Положением о воинском учете․ Сообщение направляется в двухнедельный срок с момента приема на работу или увольнения сотрудника․ За нарушение сроков и непредставление сведений предусмотрена административная ответственность по ст․ 21․2 КоАП РФ․
Предварительная настройка программы
Прежде чем формировать извещения‚ необходимо выполнить базовые настройки воинского учета в 1С:ЗУП:
- Назначьте ответственного за воинский учет․ В учетной политике организации укажите сотрудника‚ ответственного за ведение воинского учета․
- Сформируйте Приказ об организации воинского учета и План работы по воинскому учету․ Эти документы находятся в разделе «Учетная политика и другие настройки»․ При заполнении указываются данные ранее назначенных ответственных лиц․
- Проверьте реквизиты организации — наименование‚ ИНН‚ адрес‚ контактные данные‚ поскольку они попадут в извещение․
Заполнение данных воинского учета сотрудника
При приеме на работу военнообязанного необходимо ознакомиться с его военным билетом (или удостоверением гражданина‚ подлежащего призыву) и паспортом‚ в котором должна стоять отметка об отношении к воинской обязанности․ Затем сведения вносятся в программу:
- Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники․
- Откройте карточку нужного работника․
- Перейдите по ссылке «Воинский учет» и заполните данные:
- категория запаса;
- воинское звание;
- состав (профиль);
- код ВУС (военно-учетная специальность);
- категория годности к военной службе;
- наименование военкомата по месту жительства;
- сведения о военном билете (серия‚ номер‚ дата выдачи);
- отметка о снятии с воинского учета (при наличии)․
- Сохраните изменения․
Важно: без заполненных данных воинского учета сотрудник не попадет в отчет для военкомата‚ и извещение сформируется некорректно․
Формирование извещения о приеме на работу
После того как кадровое событие (прием на работу) оформлено документом «Прием на работу»‚ а данные воинского учета заполнены‚ можно сформировать отчет:
- Откройте раздел Кадры → Кадровые отчеты → Отчетность для военкоматов․
- Выберите отчет «Извещение о приеме или увольнении»․
- Укажите период и организацию․
- Нажмите кнопку «Сформировать»․
Программа автоматически подберет всех сотрудников‚ принятых или уволенных в указанном периоде‚ у которых заполнены сведения воинского учета․ Извещение формируется по установленной форме (форма № 18 или извещение по форме военкомата) и содержит:
- Ф․И․О․ сотрудника‚ дату и место рождения;
- адрес места жительства;
- сведения о воинском учете (звание‚ ВУС‚ категория запаса);
- дату приема на работу и должность;
- реквизиты организации-работодателя․
Отправка сведений в военкомат
Существует несколько способов передать извещение:
- Бумажный вариант, распечатать извещение‚ подписать у руководителя и направить в военкомат лично‚ почтой или курьером․
- Электронный файл — начиная с релизов ЗУП 3․1․34․173 / 3;1․36․41‚ в программе появилась возможность сформировать электронный файл со сведениями о приеме и увольнении в формате CSV․ Этот файл можно передать в военкомат через сторонние сервисы электронного обмена․
- Через 1С-Отчетность — при наличии подключенного сервиса и поддержки со стороны военкомата сведения можно направить в электронном виде напрямую из программы․
Типичные ошибки и рекомендации
- Не заполнены данные воинского учета — сотрудник не попадает в отчет․ Всегда проверяйте карточку работника перед формированием извещения․
- Нарушение двухнедельного срока — настройте напоминания или формируйте отчет регулярно‚ например раз в неделю․
- Неверно указан военкомат — сведения должны направляться в военкомат по месту жительства (пребывания) сотрудника․
- Не оформлен приказ об организации воинского учета, это первое‚ что проверяют при инспекции военкомата․
1С:ЗУП ред․ 3․1 позволяет полностью автоматизировать процесс уведомления военкомата о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников: от хранения данных воинского учета в карточке работника до формирования печатного извещения или электронного файла в формате CSV․ Главное — своевременно и корректно вносить сведения из военного билета сотрудника и не забывать о двухнедельном сроке направления сообщения․ Это поможет избежать штрафов и претензий со стороны военных комиссариатов․