Проведение общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью — важная процедура корпоративной жизни компании. Одним из обязательных документов, оформляемых при этом, является лист (список) регистрации участников общего собрания ООО. В данной статье рассмотрим, зачем нужен этот документ, как его правильно составить, и приведём примерный образец.
Зачем нужен список участников собрания ООО
Согласно пункту 2 статьи 37 Федерального закона от № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», перед началом общего собрания должна проводиться регистрация всех прибывших участников. Результаты регистрации фиксируются в специальном документе, листе регистрации (его также называют журналом регистрации или списком присутствующих).
Документ выполняет несколько важных функций:
- Подтверждение кворума. Решения собрания действительны только при наличии кворума, а список участников — главное доказательство того, что необходимое число голосов присутствовало.
- Фиксация личности присутствующих. В список вносятся данные участников или их представителей, что исключает споры о том, кто именно принимал участие в голосовании.
- Проверка полномочий представителей. Если участника представляет доверенное лицо, сведения о доверенности указываются в списке;
- Приложение к протоколу. Лист регистрации прикладывается к протоколу общего собрания и хранится вместе с ним.
Форма документа
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы списка участников собрания ООО. Документ составляется в свободной форме, чаще всего — в виде таблицы. Это означает, что компания может разработать собственный бланк или воспользоваться готовым образцом, адаптировав его под свои нужды.
Однако, несмотря на свободную форму, документ должен содержать обязательный набор сведений, чтобы выполнять свою юридическую функцию.
Что должно быть в списке участников собрания
Как правило, лист регистрации включает следующие реквизиты:
- Наименование общества — полное фирменное наименование ООО.
- Наименование документа — «Лист регистрации участников общего собрания».
- Вид собрания — очередное или внеочередное, годовое.
- Дата, время и место проведения собрания.
- Таблица с данными участников:
- порядковый номер;
- ФИО участника (или наименование организации-участника);
- размер доли в уставном капитале (в процентах или дроби);
- данные документа, удостоверяющего личность;
- сведения о представителе и реквизиты доверенности (если участник действует через представителя);
- подпись участника или его представителя.
- Подпись ответственного лица, секретаря собрания или иного лица, проводившего регистрацию.
Образец списка участников общего собрания ООО
Ниже приведён примерный образец заполнения документа (данные вымышленные и частично скрыты):
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
ОГН 1157746*, ИНН 7707*
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ
участников очередного общего собрания участников ООО «Вектор»
Дата проведения: г.
Время начала регистрации: 09:30
Место проведения: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, офис 3
| № | ФИО участника / представителя | Доля в УК, % | Документ, удостоверяющий личность | Реквизиты доверенности | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Пётр Сергеевич | 40% | Паспорт 45* № | — | ___________ |
| 2 | Смирнова Анна Владимировна | 35% | Паспорт 45 № | — | ___________ |
| 3 | Козлов Дмитрий Андреевич (представитель участника ООО «ИнвестГрупп») | 25% | Паспорт 45 № * | Доверенность № 12 от | ___________ |
Регистрацию провёл секретарь собрания: _____________ /Петрова Е.Н./
Участие представителей: важный нюанс
Если участник ООО не может присутствовать лично, его интересы на собрании может представлять доверенное лицо. При этом важно помнить:
- представитель обязан иметь доверенность, подтверждающую его полномочия и право подписи;
- без доверенности представитель к участию в собрании не допускается;
- реквизиты доверенности (номер, дата выдачи, срок действия) обязательно вносятся в лист регистрации;
- оригинал или копия доверенности прилагается к материалам собрания.
Отличие от списка участников ООО для нотариуса
Не следует путать лист регистрации участников собрания со списком участников ООО, документом, который общество обязано вести постоянно (ст; 31.1 Закона № 14-ФЗ). Такой список содержит сведения обо всех участниках общества, размерах их долей, адресах и предъявляется, в частности, нотариусу при удостоверении сделок с долями и решений собраний. Лист регистрации же оформляется разово — по факту конкретного собрания.
Рекомендации по оформлению
- Начинайте регистрацию заранее — за 30–60 минут до начала собрания.
- Проверяйте документы, удостоверяющие личность, и доверенности у представителей.
- Фиксируйте время окончания регистрации — опоздавшие участники могут присутствовать, но не участвуют в голосовании по уже рассмотренным вопросам.
- Подсчитайте кворум до открытия собрания и отразите итог в листе регистрации.
- Храните лист регистрации вместе с протоколом собрания в течение всего срока, установленного для хранения корпоративных документов.
Список (лист) регистрации участников общего собрания ООО, простой, но юридически значимый документ. Его правильное оформление подтверждает кворум, легитимность принятых решений и защищает общество от возможных корпоративных споров. Поскольку унифицированной формы не существует, компания может использовать приведённый выше образец, дополнив его необходимыми реквизитами с учётом специфики своего устава.